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Feedbackgespräche richtig führen: So sollten sich Führungskräfte vorbereiten

Das Feedbackgespräch steht meist einmal im Jahr an – manchmal sogar häufiger. Doch nicht immer sind nur die Mitarbeiter nervös, sondern auch viele Führungskräfte zeigen sich verunsichert. Wie also sollten Sie sich richtig vorbereiten?

Häufig auch als Mitarbeitergespräch betitelt, dient das Feedbackgespräch in erster Linie dem gegenseitigen Austausch zwischen Führungskraft und Angestelltem. Leider scheinen viele Vorgesetzte den Termin als Anlass für Kritik zu verstehen. Kein Wunder also, dass der Mitarbeiter häufig nervös erscheint und sich kaum traut, Fragen zu stellen, Wünsche zu äußern & Co. Ein großes Problem, denn nur ein Feedbackgespräch, das auf Gegenseitigkeit beruht, kann zielführend sein und dadurch schlussendlich die Mitarbeiterbindung stärken. Dementsprechend gewinnt das Feedbackgespräch in Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels nachhaltig an Bedeutung. Doch wie geben Sie richtig Feedback? Welche Rolle sollten Sie im Mitarbeitergespräch einnehmen? Und wie bauen Sie Vertrauen auf?

Ein „gutes“ Mitarbeitergespräch ist persönlich und auf Augenhöhe

Natürlich kann Kritik auch ein wichtiger Bestandteil des Feedbackgesprächs sein, doch in erster Linie beruht ein „Gespräch“ stets auf Gegenseitigkeit. Begegnen Sie dem Mitarbeiter auf Augenhöhe, gestalten Sie es individuell und zeigen Sie Interesse an seinen persönlichen Wünschen, Problemen, Zielen und Bedürfnissen. Nur, wenn ein wirkliches Gespräch zustande kommt, können beide Seiten von dem jährlichen Termin profitieren und über viele Jahre hinweg produktiv sowie zufrieden zusammenarbeiten. Wo die Kommunikation hingegen abbricht, entstehen auf lange Sicht negative Emotionen wie Frustration, Aggression oder Resignation – mit zahlreichen negativen Konsequenzen wie Krankheit, Kündigung & Co. Für eine Führungskraft ist es daher unerlässlich, sich vorab klarzumachen, welchem Zweck ein Feedbackgespräch dient, anstatt nur eine Liste mit Kritikpunkten anzulegen und diese dem Mitarbeiter an den Kopf zu knallen – in der Hoffnung, ihn durch Angst vor dem Jobverlust nachhaltig motivieren zu können. Ein schlimmer Irrtum, der leider in vielen Führungsetagen deutscher Unternehmen weit verbreitet ist. Wie aber machen Sie es „besser“?

So führen Sie vertrauensvolle sowie nachhaltige Feedbackgespräche

Das A und O eines gelungenen Mitarbeitergesprächs mit nachhaltig positiver Wirkung ist die richtige Vorbereitung. Wenn Sie mit der passenden Haltung in die Konversation gehen und konkrete Ziele verfolgen, können Sie mit regelmäßigen Gesprächen – gerne öfter als einmal pro Jahr – große Erfolge erzielen und die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich erhöhen. Berücksichtigen Sie hierfür folgende Punkte:

– Beachten Sie die drei typischen Phasen eines jeden Mitarbeitergesprächs: Feedback, Zielsetzung, persönliche Entwicklung.

– Kritik sollte nur in der ersten Phase eine Rolle spielen und nicht ausschließlich negativ sein. Listen Sie nicht nur auf, wo der Mitarbeiter Verbesserungsbedarf hat, sondern loben Sie ihn auch und bringen Sie ihm Wertschätzung für seine guten Leistungen entgegen.

– Suchen Sie anschließend gemeinsame Ziele. Diese sollten natürlich einerseits Ihrem Interesse entsprechen und konkrete Vorgaben wie wirtschaftliche Zahlen beinhalten. Je konkreter ein Ziel, umso eher wird es erreicht. Dennoch müssen auch die individuellen Ziele des jeweiligen Mitarbeiters eine Rolle spielen.

– In der dritten Phase müssen Sie ihm daher Perspektiven bieten. Fragen Sie ihn nach seinen persönlichen Wünschen und finden Sie einen gemeinsamen Weg für die Zukunft, wie zum Beispiel eine Fortbildung, mit dem beide Parteien zufrieden sind. Erstellen Sie also in enger Zusammenarbeit einen individuellen Karriereplan für jeden Mitarbeiter. Dieser ist ein wichtiger Faktor für nachhaltige Loyalität und eine Stärkung der Mitarbeiterbindung.

– Berücksichtigen Sie also sowohl bei der Vorbereitung als auch während des Gespräches sowie danach die individuelle Persönlichkeit jedes einzelnen Angestellten. Finden Sie heraus, was ihn motiviert und nehmen Sie in der Gestaltung des Feedbackgesprächs Rücksicht auf dessen Charakterzüge. Das bedeutet: Mit sensiblen Mitarbeitern müssen Sie vorsichtiger umgehen als zum Beispiel mit dem selbstbewussten Narzissten.

– Nutzen Sie zudem „Ich-Botschaften“. Schildern Sie also Ihren Eindruck der Leistungen des Mitarbeiters mit Formulieren wie „Ich empfinde Ihre Laune manchmal als sehr gereizt und unkonzentriert. Sehen Sie das ebenso?“. Viele Führungskräfte kommunizieren leider gegenteilig: „Sie sind immer schlecht gelaunt und vermiesen das Arbeitsklima im Team!“. Achten Sie daher auf Ihre Wortwahl – denn diese macht in jeder Konversation einen großen Unterschied.

– Zeigen auch Sie sich bereit, Feedback anzunehmen. Sie wissen ja bereits, dass ein Mitarbeitergespräch auf Gegenseitigkeit beruhen sollte. Fragen Sie also auch den Gesprächspartner, ob er sich in seinem Job wohlfühlt, weshalb (nicht) oder was Sie als Führungskraft seiner Meinung nach verbessern könnten. So präsentieren Sie sich menschlich und kritikfähig, was eine vertrauensvolle Beziehung zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter fördert – und damit die Grundlage für jede erfolgreiche Zusammenarbeit.

Wenn also die Basis stimmt, können Sie nicht nur in Feedbackgesprächen viele Probleme einfacher lösen. Begegnen Sie Ihren Mitarbeitern auf Augenhöhe, bauen Sie Vertrauen auf und nutzen Sie den Anlass für einen beidseitigen Meinungsaustausch. Belohnt werden Sie dafür mit motivierten Mitarbeitern, einem guten Arbeitsklima und einer hohen Loyalität.

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