Um Ihren Gesprächspartner von einem Produkt oder einer Dienstleistung zu überzeugen, bleiben Ihnen während einer Telefonakquise meist nur wenige Minuten Zeit. Die hohe Kunst ist es, diese kurze Zeit optimal zu nutzen. Nur wie funktioniert das?

Sie wissen genau, dass es ansteht. Sie wissen auch, dass Sie es tun müssen. Das Ergebnis wollen Sie auch haben. Von Ihrem Unternehmen, den Produkten und Dienstleistungen sind Sie überzeugt. Mit der richtigen Vorbereitung und Vorgehensweise wird es einfach und kann sogar Freude machen. Die Telefonakquise.

Die Zielgruppe genau definieren

Bevor Sie mit dem Telefonieren beginnen, ist es Ihre erste Aufgabe, genau zu recherchieren, welche Zielgruppe für das Unternehmen, das Produkt oder die Dienstleistung relevant ist. Schon beim Navi ist es so. Sie müssen wissen, wo Sie hinwollen, ansonsten wird es mit der Eingabe des Zielortes unmöglich. Schauen Sie sich dafür genau an, mit welchen Branchen und Dienstleistungen in den letzten Jahren der meiste Umsatz erzielt wurde. Es kann natürlich sein, dass Ihre „Lieblingsbranche“ nicht dabei ist, aber diese „Liebhaberei“ können Sie sich für später aufheben.

Konzipieren Sie einen Leitfaden

Nachdem Sie wissen, welche Interessenten oder Kunden Sie anrufen wollen, erstellen Sie einen Gesprächsleitfaden. Das ist Ihre zweite Aufgabe. Es soll kein Leidfaden sein und ist nur für den Anfang gedacht. Eine Hilfestellung, falls es Ihnen mal die Sprache verschlägt. Denken Sie daran, der andere ist auch ein Mensch. Anstatt ein perfektes Gespräch zu hören, möchte er Sie sympathisch finden. Dazu gehören manchmal auch kleine Schnitzer. Entscheidungen werden vom Gefühl beeinflusst und haben mit Sympathie zu tun. Zusätzlich wissen Sie bitte, dass Sie vermutlich mit Ihrem Anruf stören werden. Das lässt sich nicht verhindern. Egal, wie Sie sich bemühen.

Am Anfang überlegen Sie sich bitte, was Sie wissen wollen:

1. Wer ist für Sie der richtige Ansprechpartner?
2. Wer ist verantwortlich und trifft die Entscheidungen?
3. Sind die Unterlagen angekommen und sind sie komplett oder
4. hat sich der Verantwortliche (endlich) entschieden?

Los geht’s:

– Der andere meldet sich mit Firmenname und eigenem Namen.
– Danach stellen Sie sich mit Ihrem Namen und dem Firmennamen vor.
– „Guten Tag Frau/Herr…. Mein Name ist… von der Firma…“ sagen Sie, wenn der andere Sie noch nicht kennt.

Merken Sie sich den Namen Ihres Gesprächspartners

Ihre dritte Aufgabe ist es, sich den fremden Namen zu merken. Fragen Sie nach, wenn Sie ihn nicht verstanden haben. Falls der Name merkwürdig ist: Ihr Gesprächspartner hat wahrscheinlich die meisten Scherze bereits gehört. Den Namen brauchen Sie, wenn Sie das Gespräch stoppen, eine Frage stellen oder etwas verändern wollen. Einen Namen ins Gespräch zu rufen klingt netter als zu sagen: „Hallo, hören Sie?“ Also schreiben Sie sich den Namen auf. Nach dem Gespräch können Sie ihn durchstreichen.

Sind Sie mit dem richtigen Gesprächspartner verbunden?

Die vierte Aufgabe ist es herauszufinden, ob Sie mit dem richtigen Menschen telefonieren. „Mir geht es um das Thema…Bin ich bei Ihnen richtig?“ Sehr herzlich mit dem Hausmeister zu telefonieren ist meistens Zeitverschwendung. Falls Sie woanders besser aufgehoben sind, lassen Sie sich verbinden oder die andere Telefonnummer geben. Wenn Sie mit den Worten: „Frau/Herr…hat mir empfohlen mit Ihnen zu sprechen, weil….“ klingt das kompetent. Nach diesem gekonnten Anfang erzählen Sie, um was es Ihnen geht. Das können Sie. Das ist Ihr tägliches Brot.

Treffen Sie eine konkrete Vereinbarung

Ihre fünfte Aufgabe ist es, am Ende des Gesprächs mit Ihrem Gesprächspartner eine konkrete Vereinbarung zu treffen. Die Vereinbarung, wie es weitergeht. „Ich wiederhole kurz unser Gespräch. Sie veranlassen also….“ „Frau/Herr…, wie machen wir jetzt weiter?“ „Wann soll ich mich wieder bei Ihnen melden?“

Pause lassen und seine Antwort abwarten.

Darauf reagieren Sie. Sie entscheiden, ob Sie den Vorschlag umsetzen wollen, oder nicht. Das sagen Sie ihm. Tragen Sie Ihre Vereinbarung in die Wiedervorlage oder den Terminkalender ein. Falls das zeitlich nicht klappt, rufen Sie bitte trotzdem an und verschieben den Termin. Beim nächsten Gespräch können Sie beginnen mit: „Hallo Frau/Herr…, Sie sagten bei unserem letzten Gespräch, dass ich heute um…Uhr anrufen soll.“ Damit beweisen Sie Zuverlässigkeit.

Bereiten Sie das Gespräch nach

Die sechste Aufgabe ist es, nach dem Gespräch die Entscheidung zu treffen, was Sie mit dem Kontakt machen. Werden Sie ihn selbst weiterbearbeiten, kann sich jemand anderes aus dem Team viel besser um ihn kümmern oder ist er „eigentlich“ für das Unternehmen uninteressant? Dann sagen Sie es ihm im Nachhinein, falls Sie diese Tatsache noch nicht bei dem Telefongespräch angesprochen haben.

Sie legen eine Wiedervorlage an. Das Datum, für das sich Ihr Gesprächspartner eine Kontaktaufnahme wünscht, hat er Ihnen gesagt, als Sie ihn fragten. Das tragen Sie ein. Genauso auch, was Sie besprochen haben und um welches Thema es beim nächsten Anruf geht. Somit ist Ihr nächster Anruf gut vorbereitet und Sie haben die Sicherheit, genau zu wissen, was Sie sagen wollen. Sie sind nach dem Gespräch dafür verantwortlich, das nächste Gespräch vorzubereiten und dafür zu sorgen, dass Sie sich wohl fühlen werden.

Entscheiden Sie, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten Sie zukünftig telefonieren werden. Im Laufe der Zeit wird das Telefonieren zur Gewohnheit und die anderen Personen in Ihrem Umfeld gewöhnen sich daran. Viel Freude!