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Treffsicher kommunizieren: Wie Sie die Sprache Ihrer Kunden sprechen

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Kommunikation begleitet uns durch unser ganzes Leben. Gerade bei der Akquisition neuer Kunden hängt viel von unseren Fähigkeiten ab, den richtigen Ton zu treffen. Sie kann über die Frage entscheiden, ob ein potentieller Kunde weiter mit uns verhandeln möchte, ob wir einen Auftrag bekommen – oder eben auch nicht. Mit diesen fünf Tipps gelingt Ihnen die perfekte Ansprache.

Die ersten Schritte in der Akquisition erfolgen in vielen Fällen schriftlich. Etwa durch einen Flyer – kombiniert mit einem klassischen Brief – oder durch eine E-Mail. Sie machen es auch so, waren aber bislang mit dem Ergebnis eher unzufrieden? Dann lesen Sie hier, wie Sie mit ein paar einfachen Tipps Ihre Erfolgsquote zukünftig deutlich steigern können.

 1. Was Sie sagen wollen ist nicht wichtig!

Das ist die wichtigste Regel überhaupt und doch die, die am schwersten zu beherzigen ist. Denn auch Sie fragen sich sicher gerade, warum Ihr Thema plötzlich nicht mehr relevant sein soll. Keine Angst, es bleibt wichtig; aber in anderer Form. Diese Regel hat einen zweiten Teil, der alles erklärt: “Es ist wichtig, was Ihr Leser wissen will!”

Besonders bei beratenden Tätigkeiten sprudeln viele Menschen ihr meist umfangreiches Wissen geradezu heraus. Was aber davon ist für den Empfänger der Botschaft wirklich nützlich? Wenn es nur ein kleiner Teil ist, sammeln Sie mit dem Rest keine Pluspunkte beim Empfänger. Ausgangspunkt Ihrer Überlegungen sollte also nicht sein, was Sie alles wissen und können; Ausgangspunkt muss sein, was für den zukünftigen Kunden in seiner aktuellen Situation relevant ist.

2. Lernen Sie Ihre Zielgruppe kennen!

“Zielgruppen”, dieser Begriff aus dem Marketing ist vielen geläufig und wird doch so selten in der eigenen Kommunikation umgesetzt. “Meine Zielgruppe sind mittelständische Unternehmer” – wer so in seine Akquisition startet, hat schon verloren. Schließlich trifft diese Definition auf abertausende Personen zu. Das ist keine Zielgruppe und schon gar nicht ein Individuum, es handelt sich nach wie vor um eine anonyme Masse.

Dabei ist Kommunikation – auch die schriftliche – eigentlich nur eine andere Form eines Gesprächs. Man sagt, man führe ein Gespräch unter vier Augen. Dabei sieht man seinen Gesprächspartner an. Genau so sollten Sie beim Schreiben eines Textes vorgehen: Den Leser ansehen. Stellen Sie sich vor, wer es ist, der Ihren Brief oder Ihre E-Mail liest. Wie alt ist er oder sie? Trägt er eine Krawatte oder ein T-Shirt? Pflegt er einen autoritären oder eher kollegialen Führungsstil? Sobald Sie ein klares Bild vom Empfänger der Botschaft haben, können Sie viel leichter auf seine Bedürfnisse eingehen.

3. Schreiben Sie verständlich!

Das Schreiben ist eine der ersten Fertigkeiten, die uns in Kindergarten oder Schule beigebracht werden. Weil die ständige Aneinanderreihung von Subjekt, Prädikat und Objekt auf die Dauer aber langweilt, kommen irgendwann die Nebensätze ins Spiel. Spätestens in der akademischen Ausbildung lernen wir, dass nur lange Sätze mit möglichst vielen Einschüben und Kommas einen großen Gedanken enthalten können. Das ist Unsinn!

Spätestens nach etwa fünfzehn Wörtern beginnt für die meisten Leser der Anfang des Satzes zu verblassen. Oder anders formuliert: Lange Sätze muss man mindestens zweimal lesen, um sie zu verstehen. Sie aber wollen verstanden werden und überzeugen. Schachtelsätze sind dafür keine gute Idee.
Noch ein zusätzlicher Hinweis: Überdenken Sie die von Ihnen verwendeten Fachbegriffe und Abkürzungen. Weiß auch Ihr Leser, was damit gemeint ist? Was für Sie mehr als geläufig ist, kann für andere Personen Neuland darstellen und unverständlich bleiben.

4. Kommen Sie zum Punkt!

Die Tante-Emma-Läden früherer Zeiten waren für die Nahversorgung, aber auch für den Informationsaustausch zuständig. Und in jedem dieser Läden gab es mindestens eine Kundin, die eigentlich immer da war und unablässig redete. Irgendwann hörte keiner mehr zu. Der Redeschwall war so groß, dass sich mancher beim Verlassen des Ladens fragte, was er denn nun gerade gehört und erfahren hatte.

So geschieht es auch in vielen Teilen der heutigen Kommunikation. Die Botschaft wird nicht klar formuliert, sie geht in der Kakophonie der Wörter unter. Da werden Geschichten erzählt, ohne daraus Handlungsaufforderungen abzuleiten. Dem Empfänger ist oft gar nicht klar, welchen Vorteil ihn erwartet und was er nun zu tun hat, um diesen nutzen zu können. Umkreisen Sie also nicht Ihr Ziel, sagen Sie geradeheraus, was Sie zu sagen haben!

5. Nutzen Sie das persönliche Korrektiv!

Wenn Sie sich jetzt hinsetzen und einen Text schreiben, dann wird er kürzer sein, präziser sein und klar auf eine Zielperson hin zugeschnitten. Reicht das aus, um allen Anforderungen gerecht zu werden?

Nicht ganz, einen letzten Punkt sollten Sie noch einbeziehen: Wer kommuniziert, tut dies aus seinem ganz persönlichen Erfahrungsschatz heraus. Damit sind nicht nur sprachliche Marotten gemeint, die sich bei uns eingeschliffen haben. Auch inhaltlich erkennen wir zuweilen unsere eigenen Fehler nicht. Etwa dann, wenn wir in unserer Argumentation Schritte übersprungen haben, die uns persönlich so logisch und zwingend erschienen, das wir an sie gar nicht gedacht haben. Für unseren Leser aber könnten sie zum Verständnis wichtig sein.

Geben Sie also Ihren Text aus der Hand und lassen Sie eine andere Person beurteilen, ob Sprache und Inhalt verständlich sind. Ideal sind dabei Menschen, denen Sie vertrauen, die aber in Ihr Thema nicht involviert sind. Betriebsblindheit wird dadurch vermieden. Versteht dieses “persönliche Korrektiv”, was Sie schreiben, wird es auch Ihr Leser verstehen – die erste Hürde auf dem Weg zu neuen Kunden haben Sie damit schon genommen.

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