Planen Sie Ihren Tag akribisch oder lassen Sie sich eher situationsbedingt bei der Wahl Ihrer Tätigkeiten treiben? Um wirklich produktiv zu sein, braucht man klar definierte Tagesziele, weiß Organisations-Expertin Prof. Dr. Anette Kunow und verrät ihre Erfolgsstrategien.

Brauchen Sie keine Tagesziele (= Prioritäten für Ihren Arbeitstag) und entscheiden immer nach Ihrem jeweiligen Bauchgefühl? Immer wieder liest man von Ziele-Setzen, um erfolgreich zu sein. Aber warum ist das Tun so schwierig? Also, warum brauchen wir überhaupt Tagesziele? Und wieso sollen wir uns gerade drei Tagesziele setzen?

Wann sind wir im Flow?

Es gibt einige Gründe, warum ich morgens aus dem Bett springe:

Ich habe eine brillante Idee oder Lösung ist ausgebrütet, auf die ich schon lange gewartet habe. Dann treibt es mich regelrecht an den Schreibtisch. Manchmal fange ich schon während des Frühstücks an zu arbeiten. Es kann nicht schnell genug gehen. Dann ist völlig klar, welches die nächsten drei Tagesziele sind. Sie müssen nicht bestimmt werden. Sie sind da. Ich bin im Flow.

Ich habe Hunger und will frühstücken. Während ich ausführlich frühstücke, mache ich mir handschriftlich die ersten Notizen zum Tag. Dafür habe ich überall im Haus DIN A5 Blätter und Stift parat, also auch auf dem Frühstückstisch. Die Notizen können die Einkäufe sein, die zu erledigen sind, die wichtigsten Aufgaben, aber auch die zeitliche Tagesplanung. Ich schreibe mir alles auf. Dann erst setze ich mich an den Computer und gleiche meine Liste mit der vorhandenen To-Do-Liste ab. Vielleicht muss ich sie ergänzen, vielleicht muss ich etwas vom heutigen Termin auf später verschieben. Damit sind bei mir auch die wichtigsten drei Tagesziele bestimmt. Und ich gehe an die Arbeit. Möglichst sofort an eine dieser wichtigen Aufgaben und möglichst ungestört für einen gewissen Zeitraum, den ich vorher festlege.

Es gibt einen festen Termin. Wenn mir ein Termin vorgegeben ist, dann muss ich aufstehen. In diesem Fall ergeben sich die Tagesziele aus der Veranstaltung oder dem Meeting. Oft ist dann nur noch Zeit das Allernötigste abzuarbeiten. Dann meist Routinearbeiten. Hier werden die Tagesziele und Prioritäten von außen vorgegeben.

Nach einem beendeten Projekt ist der Akku oft leer

Aber was ist, wenn diese Gründe nicht da sind und ich noch nicht richtig weiß, was ich heute machen will? Oder einfach: Die Luft ist im Moment raus! Das eine Projekt ist vielleicht gerade abgeschlossen und das neue noch unklar. Wenn ich ein großes Projekt beendet habe, gönne ich mir auch schon mal die wohlverdiente Pause, um mich wieder zu sammeln. Während dieser Pause sortiere ich mich neu. Im Unterbewusstsein wird der Status „Was ist jetzt?„ hinterfragt und neu bewertet. Das ist ganz normal und meistens komme ich von selbst wieder ins Tun oder werde von außen angestoßen. Aber manchmal kommt dieser Zustand auch während eines Projekts. Es stagniert vielleicht oder ich muss auf neue Infos warten oder ein Fehler lässt sich einfach nicht lösen. Das nimmt dem Ganzen die Fahrt und ich komme ins Stocken. Was dann? Ja, dann setze ich mich vor meine To-Do-Liste und picke mir die Aufgaben raus, die folgenden Erfolgsstrategien am ehesten entsprechen.

Erfolgsstrategien

1. Stellen Sie jeden Tag eine Liste der anstehenden Tätigkeiten (To-Do-Liste) auf.

2. Ordnen Sie diese Dinge in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit.

3. Nehmen Sie die Dinge in absteigender Reihenfolge des zu erwartenden Gewinns in Angriff. Wobei zu beachten ist, dass es sich sowohl um materiellen als auch immateriellen Gewinn handelt!

Grundregeln zum Setzen von Tageszielen

Vielseitig interessierte Menschen neigen dazu, sich zwischen verschiedensten tollen Wahlmöglichkeiten zu verzetteln und dann gar nicht mehr zu wissen, was sie tun sollen oder wollen. Und was zuerst. Sie können nicht zwischen wichtig und unwichtig unterscheiden. “Wer zwei Hasen gleichzeitig jagt, wird keinen davon fangen”, sagt Konfuzius. Doch was ist das für eine Fähigkeit? „Tagesziele setzen – Prioritäten setzen“ Kann sie erlernt werden?

Wer Prioritäten setzt, richtet sich auf ein bewusstes Ziel aus und widmet sich diesem mit all seiner Kraft, Energie und Leidenschaft, um es am Ende auch zu erreichen. Zum Beispiel wollen viele Menschen ein Buch schreiben. Statt sich dafür neben der alltäglichen Arbeit einen festen Zeitraum, zum Beispiel eine Stunde freizuhalten und in dieser Zeit auch regelmäßig am Buch zu arbeiten, träumen manche von ihnen weiter. Und schreiben das Buch nie. Dann gibt es die zweite Gruppe, die sich jeden Tag diszipliniert in dieser Stunde an den Tisch setzt und am Buch arbeitet. Diese Menschen werden nach einer gewissen Zeit ein vorzeigbares Produkt haben.

Immerhin sind solch kleine Zeiteinheiten über eine längere Zeit gedacht sehr viel: Eine Stunde pro Tag sind im Jahr 365 h = ca. 46 Arbeitstage (acht Stunden pro Arbeitstag). Das ist doch schon was! Im Vergleich: Bei der Steuererklärung setzen wir 220 Arbeitstage pro Jahr an für unsere Fahrten zum Büro!

Warum gerade drei Tagesziele?

“Die Zahl Drei (3) ist die natürliche Zahl zwischen Zwei und Vier. Sie ist ungerade und die erste Primzahl… Die Drei symbolisiert das Dreieck, die Vereinigung der positiven Kräfte von Körper, Geist und Seele… Drei Impulse, die in gleichen Zeitabständen erfolgen, machen den dritten Impuls vorhersehbar. Somit sind drei Schläge die kürzeste Möglichkeit, einen Startzeitpunkt oder Ähnliches anzusagen. Daher genügt es, bis drei zu zählen, wenn mehrere Personen etwas gleichzeitig tun sollen.“ /Wikepedia/

Es gibt viele Redensarten, die die Zahl Drei beinhalten:

– Aller guten Dinge sind drei.

– Ewig und drei Tage

– Drei Kreuze schlagen/machen

– Nicht bis drei zählen können

– Wenn Zwei sich streiten, freut sich der Dritte.

Aber natürlich ist diese Drei nicht in Stein gemeißelt. Wenn Sie ein sehr großes Tagesziel haben, ist das eine Ziele allein wahrscheinlich realistisch. Und an manchen Tagen ist es eben Kleinkram abzuarbeiten, dann können es auch fünf Tagesziele sein. Wie immer: Für Sie kann es ganz anders funktionieren. Das müssen Sie ausprobieren und sich das nehmen, was Sie brauchen. Hauptsache Tagesziele!

Fazit: Um in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit Ihre Ziele schnell zu erreichen und damit Erfolge zu erzielen, setzen Sie sich drei Tagesziele und konzentrieren sich auf diese voll und ganz. Aus diesen Tageszielen heraus ergeben sich die wichtigsten Dinge des Tages, auf sich dann der Tag automatisch ausrichtet. Sie können so auch leicht alle Ihre weiteren Entscheidungen treffen. Dabei finden Sie heraus, was Priorität hat, beziehungsweise das Wichtigste für das Erreichen Ihres Tages ist. Dann konzentrieren Sie sich auf diese drei Tagesziele und vermeiden Ablenkungen. Damit und mit kleinen Pausen erhöhen Sie Ihre Produktivität.