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7 Tipps für die optimale Nutzung Ihrer Zeit

Über den Autor
Prof. Dr. Annette KunowBusiness Coaching, Systemisches Coaching, Teamentwicklung, GründungscoachingZum Profil

Wenn Sie sich selbstständig machen, haben Sie die Hoffnung endlich der eigene Chef zu sein. Doch damit landen auch viel mehr Aufgaben auf Ihrem Tisch; der erste Enthusiasmus verfliegt. Es ist nicht einfach, sich seine Zeit selbst einzuteilen. Deshalb können Ihnen die folgenden Tipps dabei helfen, auch in der Selbstständigkeit effizient zu arbeiten.

 

Ablenkungen eliminieren

Es sind vor allem die vielen Ablenkungen, die nur da sind, um sich von der eigentlichen Arbeit fernzuhalten. Sie müssen sich erst daran gewöhnen, niemanden mehr zu haben, der Ihnen sagt, was Sie zu tun haben oder eine Aufgabe abfragt.

Selbst und ständig! Jetzt heißt es wirklich, sich selbst und ständig zu motivieren, durchzubeißen oder zu aktivieren. Die größte Herausforderung für Solopreneure ist tatsächlich, sich einen eigenen Tagesablauf zu schaffen, damit Sie überhaupt so arbeiten können, wie und wann Sie wollen. Das hat nicht mit Disziplinlosigkeit oder Faulheit zu tun, sondern es ist eine neue Herausforderung, der Sie sich stellen müssen: Sie werden vom Teamworker zum Einzelkämpfer. Und neue Handlungsweisen und Fähigkeiten müssen eingeübt werden. Plötzlich werden Sie von vielen Kleinigkeiten abgelenkt, sei es das Telefonläuten, die ankommenden E-Mails oder die Nachrichten in den Social Media. Plötzlich bekommt alles eine Wichtigkeit und Sie müssen sich wirklich bemühen, diszipliniert an der jeweiligen Aufgabe zu bleiben und Dinge die zu tun, die wir wirklich tun müssen.

Aber wie können Sie das schaffen?

 

„Zeit ist Geld“

Das Erste, was Sie tun könnten, ist ein Zeittagebuch zu führen. Dort notieren Sie alle Dinge, die sie bearbeiten, und halten die Zeit fest. Damit erkennen Sie, welche Arbeit wie lange dauert. Wie es so schön heißt: „Zeit ist Geld“. Ihre Zeit ist Ihr Kapital.

Zu wissen, wo Ihre Zeit hingeht, hat sehr viele Vorteile: Zum einen ist es klarer für Sie, wofür Sie Zeit verbrauchen, zum anderen können Sie die tatsächlich erforderliche Dauer einer Aufgabe abschätzen. Das hilft Ihnen später, Ihre Aufgaben besser zu planen. Wer es per Software machen lassen will: Rescue Time analysiert Ihr Verhalten am PC und zeigt Ihnen, worin Sie Ihre Zeit investiert haben.

 

Checklisten und Routinen einführen

So, wie Sie Ihren täglichen Ablauf im Alltag planen, zum Beispiel um sich für den Tag fertigzumachen, so können Sie auch Ihren Tagesablauf in Ihrem Arbeitsalltag definieren und planen. Dazu beobachten Sie Ihre Tagesabläufe zunächst, um sie dann täglich mit Hilfe einer Checkliste durchzugehen. Jeder Pilot macht das mit seinem Flugzeug vor einem Flug. Sinnvoll ist es, die Dinge so ablaufen zu lassen, dass sie ineinander greifen und sich die nächste Tätigkeit aus der vorherigen ergibt. Checklisten und Routinen helfen Ihnen dabei, nichts Wichtiges zu vergessen. Diese Checklisten erstellen Sie sich selbst und vervollständigen sie mit der Zeit. Sie sollen ja optimal an Ihr Verhalten angepasst sein.

 

Zeitblöcke einführen

Mit Zeitblöcken schaffen Sie es leicht, sich für eine befristete Zeit auf eine Aufgabe zu fokussieren. Ob es nun die Pomodoro- oder die 60/60/10-Technik ist, spielt dabei keine Rolle. Es werden feste Zeiten pro Technik, zum Beispiel 25 Minuten eingeplant, in denen Sie konzentriert an einer Aufgabe arbeiten. Danach machen Sie eine fünfminütige Pause, um dann weitere 25 Minuten an dieses oder einer neuen Arbeit zu arbeiten. In der 60/60/10-Technik sind die Zeitblöcke größer als in der Pomodoro-Technik. Deshalb verteilen sich die Pausen anders. Nach Abschluss einer eines Blocks nehmen Sie sich hier eine lange Pause, bevor Sie weiter arbeiten. Das geht mit einem einfachen Küchenwecker oder eine der vielen Apps, zum Beispiel Focus Booster.

 

Musik hören

Um sich besser zu konzentrieren, können Sie sich auch mit Hilfe eines Kopfhörers Ihre Lieblingsmusik oder auch Konzentrationsmusik anhören, um sich so vor äußeren Einflüssen zu schützen, zum Beispiel bei spotify.

 

To-Do-Listen anlegen

In To-Do-Listen wird alles, aber auch alles aufgeschrieben. Auch die privaten Verpflichtungen. Um es übersichtlicher zu gestalten, können Sie sich unterschiedliche Kategorien anlegen. Auch dort gibt es viele Apps, zum Beispiel Todoist, die Ihnen dabei helfen, nichts zu vergessen. Um größere Aufgaben oder Projekte zu verfolgen, eignen sich Srum-Boards, zum Beispiel Trello, da sie vorab in kleine Schritte aufgeteilt werden sollten. In Trello können Projekte mit Listen einfach digital verfolgt werden. Auch andere am Projekt Beteiligte lassen sich dort einplanen.

 

Unternehmer versus Spezialist

Als Solopreneur ändert sich aber noch etwas grundsätzlich für Sie. Sie nehmen plötzlich viele Rollen ein. Aber die beiden wichtigsten sind nach Stefan Merath, dem Autor des Bestsellers: „Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer“, dass Sie zum einen Unternehmer und zum anderen Spezialist sind. Wenn Sie sich darüber nicht bewusst sind, wird es Sie zerreißen! So viele Dinge sind wichtig und müssen bedacht werden, und gerade diese beiden Rollen „denken“ gegeneinander. Wenn Sie aber ganz bewusst die eine oder andere Rolle einnehmen, werden Sie es leichter mit der Fokussierung auf das Wesentliche in der jeweiligen Rolle haben.

 

Fazit

Es gibt eine Reihe von Tools, die Ihnen helfen, Ihren Alltag als Solopreneur, aber auch Entrepreneur zu bewerkstelligen und Ihre Zeit optimal zu nutzen. Sie können dabei immer zwischen der Papierform und der papierlosen Form wählen. Immerhin gehen handschriftliche Notizen sofort in die rechte, kreative Hirnhälfte, aber für die Organisation und die Zusammenarbeit mit anderen machen digitale Tools oft mehr Sinn. Wenn Sie sich gerade selbstständig gemacht haben, ist es nicht Ihre Disziplinlosigkeit oder Faulheit, die Sie leichter ablenken lässt, sondern Sie müssen hier neue Handlungsweisen und Fähigkeiten einüben.

Und das braucht seine Zeit.

Über den Autor
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