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Auf dem Weg zu guten Entscheidungen – wie kleine und mittlere Unternehmen KPI’s sinnvoll nutzen können

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Diana WaltherBusiness Coaching, Verkaufscoaching, Konfliktcoaching, Kommunikations-Coaching
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Westend61 / Getty Images

Alexander Meier war auf der Höhe seiner Karriere. Die Firma lief gut, das Team war eingespielt und finanziell ging es ihm super. Christoph, sein kaufmännischer Leiter war ein guter Freund und ihm vertraute er seit dem Sandkasten. Schon damals hatte Christoph immer die meisten Panini-Bilder besessen und konnte am besten tauschen. Er dagegen war der Kreative, der immer eine neue Idee hatte, was man nach der Schule Spannendes erleben konnte.

Und dann die Überraschung: Alexander kommt Anfang des Jahres in die Firma und Christoph eröffnet ihm, dass es finanzielle Probleme gibt. Nie im Leben hätte Alexander damit gerechnet – und genau da lag das Problem. Alexander rechnet ungern und vertraut auf gute Freunde. KPI’s sind was für Zahlenmenschen, so seine langjährige Meinung.

Kennen Sie auch jemanden in Ihrem Umfeld der so ähnlich tickt? Tick, tick, tick, Zeitbombe.

KPI’s (Key Performance Indikators) nennt man heutzutage die unternehmerischen Schlüssel-Kennzahlen, anhand derer man die Entwicklung des Unternehmens oder von einzelnen Unternehmensteilen einordnen kann. Dabei hat jeder Unternehmensbereich seine eigenen Kriterien, die die Leistung bewertbar und den Erfolg messbar machen.

Und noch viel besser: definiert man die KPI’s richtig, hat man ein Barometer, wie „gesund“ das eigene Unternehmen ist. Ähnlich wie bei amtlichen Unwetterwarnungen kann man dann Vorkehrungen treffen oder von Anfang an ein „festes Haus“ bauen statt einer „Gartenhütte“.

Das Ende der Zeitbombe

Alexander hat damals gerade noch einmal die Kurve gekriegt. Gemeinsam mit einem Business Coach hat er die wichtigsten KPI’s seines Unternehmens festgelegt und mit der Zeit Spaß daran gefunden, jeden Morgen, jede Woche, jeden Monat seine Zahlen zu sehen und zu analysieren.

Welche KPI’s, welche Parameter sind besonders wichtig und interessant? Die Antwort lautet: Je nach Zustand des Unternehmens und der Ziele, die Sie mit Ihrem Unternehmen verfolgen, sollten unterschiedliche Parameter festgelegt werden. Auch haben die jeweiligen Abteilungen unterschiedliche Messgrößen, die Erfolg oder Misserfolg deutlich werden lassen.

Denken Sie an die Produktion: Wie viele Produkte werden an einem Tag gefertigt? Wie viel Ausschuss wird produziert? Wie lange steht eine Maschine still oder wie lange dauert die Umrüstung? Wie viel Energie wird verbraucht? Ein Produktionsleiter muss sich an solchen oder ähnlichen Zahlen messen lassen. Wie sieht es im Vertrieb aus? Hier geht es um Umsatz, Spanne, Anzahl Kunden, Zufriedenheit der Kunden usw. Nicht zu vergessen die Marketingabteilung: hier werden Produkte entwickelt, Marktanteile ausgewertet, Zielgruppen definiert und erreicht.

Jede Abteilung, jeder Bereich muss sich seine Ziele setzen und anhand von vorher definierten KPI´s die Zielerreichung kontrollieren. Nur wenn Ziele gesetzt und gemessen werden, kann man als Unternehmer den „Gesundheitszustand“ des eigenen Unternehmens erkennen und gegebenenfalls gegensteuern.

Kein Rezept vor Diagnose

KPI’s sind nicht nur Mittel zum Zweck oder zur Messung der Zielerreichung. KPI’s sind auch dringend notwendig, um einen Trend im Markt zu erkennen oder bewusst das eigene Unternehmen in die richtige Richtung zu navigieren. Wenn Sie als Unternehmer die Entwicklung Ihrer Kennzahlen über einen längeren Zeitraum beobachten, bekommen Sie sehr schnell ein Gefühl dafür, ob die Entwicklung in die richtige Richtung geht. KPI’s helfen, strategische Entscheidungen zu treffen und nicht in wilden Aktionismus zu verfallen.

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie produzieren CD’s und leben ganz gut davon. Sie messen die Anzahl der produzierten CD’s und die Anzahl der verkauften CD’s pro Monat. Wenn sie diese Zahlen dann in eine Grafik packen scheint es, als würde Ihr Unternehmen weniger verkaufen als produzieren? Als würde ein großer Lagerbestand aufgebaut? Als würde Kapital in Form von produzierten CD’s im Lager liegen und das Geld nicht für wichtige Dinge (Investitionen, Gehälter, Rohware…) zur Verfügung stehen? Als Unternehmer müssen Sie nun – auch mit Hilfe eines Business Coaches oder Unternehmensberaters – in die Tiefe gehen und herausfinden, ob das nur eine temporäre Entwicklung ist (z.B. Wettbewerb verkauft günstiger) oder ob der Markt sich so entwickelt (CD’s werden nicht mehr gekauft, der Trend geht zum direkten Download). Was tun, wenn der Markt sich ändert? Was tun, wenn der Wettbewerb effizienter produziert?

Wenn Sie sich all diese Fragen strukturiert stellen und beantworten, werden Sie eine fundierte Entscheidung für die erfolgreiche Entwicklung Ihres Unternehmens treffen können.

Fazit

Ohne richtig definierte, regelmäßig gemessene und analysierte Kennzahlen kann ein Unternehmen heutzutage nicht mehr am Markt bestehen. Finden Sie – auch mit Hilfe eines Business Coaches – heraus, was Ihnen persönlich und für Ihr Unternehmen wichtig ist. Definieren Sie einen Zielwert und gleichen Sie diesen Wert regelmäßig mit der Wirklichkeit ab. Schauen Sie sich die Entwicklung dieser Werte grafisch aufbereitet über mehrere Monate an und ziehen Sie Schlussfolgerung bzw. korrigieren Sie Ihren Kurs.

Sie werden erstaunt sein, wie schnell man sich daran gewöhnt, den eigenen Erfolg schwarz auf weiß zu sehen. Sie werden stolz darauf sein. Gerade als Unternehmer bekommt man eher spärliches Lob und die positive Entwicklung der eigenen Zahlen kann ganz schön motivierend sein – versprochen.

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