Einigen fällt das Delegieren enorm schwer – sicherlich aus Unsicherheit oder durch die klassische Selbstüberschätzung. Denken Sie mal an die ein oder anderen „Chefs“, die massiv den Kontrollverlust fürchten oder gar so sehr von sich überzeugt sind, getreu dem Motto: Nur, wenn ich es selber mache, ist es richtig. Es gibt aber auch den „DELEGIER-Profi“ der besonders gerne und oft Arbeit von sich weg delegiert. Das erleichtert die Arbeit ungemein und schützt obendrein vor Fehlern. Mit der Fähigkeit des Delegierens haben beide Varianten allerdings so viel gemeinsam, wie dieser Blogbeitrag mit einem Autokauf …

Finden Sie die Idealbesetzung.

Das Ziel sollte nie sein, die Arbeit einfach wegzuschieben und damit zu vermeiden, sondern Sie dem zu übertragen, der dafür das beste Ergebnis liefert. Sicherlich, kommt es hier oft zu Zielkonflikten, da die Leistungsträger in einem Unternehmen stetig mit Arbeit in Hülle und Fülle eingedeckt sind. In solchen Fällen gilt es abzuwägen zwischen den Ansprüchen, dem vorhandenen Zeitbudget und der möglichen Alternativbesetzung.

Die Aufgabe richtig beschreiben.

Sie haben den richtigen Kollegen / Mitarbeiter für die anstehende Aufgabe gefunden? Dann nehmen Sie sich nun Zeit, den Kollegen / Mitarbeiter, den Sie mit der Aufgabe beauftragen möchten, ausführlich zu Briefen. Einfach mal so neben bei, eine Aufgabe per E-Mail übermitteln oder gar nur einen Post-It auf dem Schreibtisch des Kollegen / Mitarbeiter kleben – ist wahrlich keine Art zu delegieren. Dies führt nur dazu, dass der Kollege / Mitarbeiter verärgert ist, weil er sich nicht wertgeschätzt genug fühlt. Oder es führt zur Frustration, weil für ihn nicht klar ist, was Sie eigentlich von ihm wollen und wie und was er jetzt genau zu tun hat. Das Ergebnis wird dementsprechend aussehen

Erläutern Sie das Ziel.

Wenn Sie eine Aufgabe abgeben, sollten Sie auch daran denken, dem Kollegen / Mitarbeiter das Ziel dahinter zu erklären. Wenn eine Teilaufgabe oder gar eine bereits vorbereitende Tätigkeit abgegeben wird, fehlt dem nun betrauten Kollegen / Mitarbeiter oft der Hintergrund. Das führt oft zu suboptimalen Ergebnissen und zu abflauender Motivation, da man sich nur wie ein Rädchen im Getriebe fühlt. Daher – Vermitteln Sie unbedingt immer auch das Ziel hinter der Aufgabe und deren Bedeutung für das Gesamtprojekt.

Schaffen Sie Transparenz.

Sobald Sie einem Kollegen / Mitarbeiter Verantwortung oder Kompetenzen übertragen haben, sollten das alle anderen wissen. Nur so wird der Kollege / Mitarbeiter richtig handlungs- und durchsetzungsfähig. Überdies bekunden Sie ihm und anderen so, welches Vertrauen Sie in den Kollegen / Mitarbeiter und dessen Fähigkeiten stecken.

Schaffen Sie Voraussetzungen.

Nun ist es wichtig, dass Sie es dem Kollegen / Mitarbeiter möglich machen, die Aufgabe auch wirklich zu erledigen. Versorgen Sie ihm mit allen nötigen Informationen. Hier einige Beispiele: Wo finde ich die Unterlagen zum Projekt? Wie stehen wir aktuell bei diesem Projekt? Weiterhin sollte der Kollege / Mitarbeiter sich alle notwendigen Ressourcen problemlos beschaffen können – Beispiel hier: Den Zugang zu bestimmten Programmen, Materialien und so weiter.

Optimieren Sie das Timing.

Sie kennen sicherlich den ein oder anderen Werbespot wo kurz vor Feierabend der Chef an den Schreibtisch kommt und dem Mitarbeiter noch einen Stapel Akten auf den Tisch knallt. Diese sollten noch schnell abgearbeitet werden – und natürlich heute noch. Wie immer steckt in jedem Klischee aber oft ein wahrer Kern: Daher etwas auf den letzten Drücker zu delegieren, erzeugt nur Frust. Besser wäre, Sie erledigen das gleich morgens, sodass dem Kollegen / Mitarbeiter genug Zeit bleibt, sich neu zu organisieren.

Beantworten Sie Rückfragen.

Teilen Sie ihrem Kollegen / Mitarbeiter mit, dass dieser sich jederzeit mit Fragen an Sie wenden kann. Damit zeigen Sie, dass es Ihnen nicht darum geht, Arbeit abzuwälzen, sondern dass Sie immer noch in die Aufgabe involviert sind.

Setzen Sie Zeitvorgaben.

Die Motivation eines Mitarbeiters und Kollegen ist nicht immer gleich, wenn er oder sie eine neue Aufgabe bekommt. Deadlines gibt es dafür aber in der Regel trotzdem. Damit diese trotzdem eingehalten werden, sollten Sie unbedingt auch klare Zeitvorgaben kommunizieren: Was darf wie lange dauern? Manchmal ist es aber sinnvoll, hier noch einen Puffer einzuplanen, den Sie freilich nicht kommunizieren.

Geben Sie genügend Gestaltungsfreiraum.

Denken Sie immer daran – Sie übertragen letztlich immer nur ein Ziel, ein Ergebnis. Hinsichtlich des Lösungsweges sollten Sie aber offenbleiben. Jeder ihrer Kollegen und Mitarbeiter arbeitet anders. Denn wenn sie jeden einzelnen Schritt vorgeben, ist es kein Delegieren mehr, sondern eine Vorschrift.

Geben Sie immer Feedback.

Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, vergessen Sie nicht, dem Kollegen oder Mitarbeiter ein Feedback zum Ergebnis zu geben. So sorgen Sie dafür, dass auch der Kollege / Mitarbeiter davon profitiert, seine Arbeit künftig verbessern und seine Fähigkeiten ausbauen kann. Mit einem Lob, zeigen Sie weiterhin, dass Sie den Einsatz des Kollegen / Mitarbeiters zu schätzen wissen und honorieren seine Arbeit. Mit Gesten wie dieser, schaffen Sie ein angenehmes Arbeitsklima und führen dazu, dass die Kollegen / Mitarbeiter auch künftig gerne mit Ihnen zusammenarbeiten werden.