In ihrem Unternehmen – egal, ob Betrieb oder Familie – sind sie die Schaltzentrale: die Frauen. Besonders Frauen, die vor der Herausforderung stehen, Karriere und Familie unter einen Hut zu bekommen, sehen sich häufig mit vielen unterschiedlichen Problemen konfrontiert. Multitasking und die Erwartung allen gerecht zu werden, führt nicht selten zu einer Doppel- und Dreifachbelastung.

Doch wie entwirrt man das Knäuel aus unterschiedlichen Aufgaben? Wo bleibt da noch eigene Zeit für Entspannung, Ehrenamt, für Hobby und womöglich noch einen Nebenjob? Das Leben in einem Betrieb oder auch in der Familie birgt naturgemäß ein Dilemma: Es verführt zu Multitasking, der Fähigkeit, mehrere Sachen gleichzeitig zu tun. Früher war dies ein Merkmal für Leistungsfähigkeit. Heute jedoch raten Fachleute davon ab. Das ständige Hin- und Herspringen zwischen Tätigkeiten ist enorm anstrengend. Unser Hirn ist nicht dafür gemacht, gleichzeitig zwei qualitativ hochwertige Dinge zu tun. Daher rate ich grundsätzlich, sich in Ruhe auf nur eine Sache zu konzentrieren. Dass das gar nicht so leicht ist, weil Vieles oft nicht planbar ist und Unterbrechungen einfach dazu gehören, weiß ich als zweifache Unternehmerin (Training und Coaching-Unternehmen und Landwirtschaftlicher Betrieb) und Mutter von drei Kindern nur zu gut. Meiner Meinung nach sind nicht die vielen unterschiedlichen Aufgaben an sich das Problem, sondern die „extrem hohen Anforderungen an sich selbst. Ich plädiere eindringlich dafür, auch mal Grenzen zu setzen, nein zu sagen, Aufgaben zu delegieren oder gar komplett abzugeben und vor allem dem Perfektionismus abzuschwören. Heutzutage ist Flexibilität notwendig. Viele Frauen verplanen 14 bis 16 Stunden pro Tag. Das ist völlig unrealistisch. Besser ist es, nur maximal 60 Prozent mit konkreten Aufgaben zu blockieren und mindestens 40 Prozent Puffer für Unvorhergesehenes zu lassen. Diesen Aspekt beleuchtet auch die ALPEN-Methode:
– Aufgaben notieren
– Länge einschätzen
– Pufferzeiten einplanen
– Entscheidungen treffen
– Nachkontrolle

 

Selbstreflexion als Grundlage für sinnvolles Zeitmanagement

Doch bevor es ans Ordnen und Strukturieren geht, ist erst einmal eines notwendig: Selbstreflexion. Jede Frau hat ganz eigene Probleme. Eine Bestandsaufnahme, wofür man eigentlich seine Zeit aufwendet, ist ganz wichtig. Dabei merkt man schnell, dass es um viel mehr als reines Zeitmanagement geht. Zeitmanagement war anfangs nichts anderes, als dass man einen Terminplaner kauft, Termine darin einträgt und abarbeitet. Heute geht es um Selbstmanagement, um Balance in allen Lebensbereichen. Dazu schaut sich die Frau am besten ihr Lebensbalance-Rad an, das aus vier Schwerpunkten besteht:
1. Körper und Gesundheit: Essen, Trinken, Schlafen, Sport, Entspannung, Auszeit und Sex
2. Arbeit und Leistung: Erfolg, Geld, Vermögen, Kapital, persönliche Ansprüche
3. Soziale Kontakte: Familie, Freunde, Hobbies
4. Persönliche Entwicklung: Sinn im Leben, Religion, Lebensziele, Selbstverwirklichung

 

Ausgeglichenheit in allen Lebenslagen

Die Lebenskunst besteht nun darin, die vier Felder gleichermaßen so zu bedienen, dass man zufrieden und glücklich ist. Das bedeutet zum Beispiel: Wenn man tagsüber nicht zur Büroarbeit kam, tut man sich keinen Gefallen, abends dann dafür die Zeit zu opfern, die eigentlich für den Chor oder Sport reserviert war. Es wird immer Belastungsphasen geben und die vier Bereiche werden mal in die eine, mal in die andere Richtung ausschlagen. Wichtig ist, dass ich es schaffe, aus der Belastungsphase wieder in meine Zufriedenheitsphase zurückzukommen. Und genau hier setzt die Methodik an: Sie soll möglichst für Stabilität sorgen, denn es ist nicht gut, sich immer nur kurzfristig aus Stress-Situationen zu retten.

 

Planung ist alles

Zurück zur ALPEN-Methode: Empfehlenswert ist, sich zuerst mit der kompletten Familie oder den Mitarbeitern zusammenzusetzen und alle Aufgaben zu sammeln. Das kann sich auf eine Tages- oder Wochenplanung beziehen. In den meisten Betrieben ist das heute schon selbstverständlich. Der nächste Schritt jedoch, die Einschätzung, wie viel Zeit einzelne Aufgaben in Anspruch nehmen, ist schwierig: trotz guter Organisation hapert es hier oft. Daher ist es besser, nicht nur reine Termine zu notieren, sondern Zeitfenster – also Rüst- und Ausführungszeit, wie beispielsweise Unterlagen oder Material zusammensuchen oder Fahrtzeiten einzuplanen. Das Gefühl, wie lange etwas dauert, entwickelt sich automatisch mit der Zeit, wenn man darauf achtet. Um daraufhin zu entscheiden, welche Aufgaben vorrangig, zweitrangig oder nachrangig sind, müssen jetzt noch Prioritäten gesetzt werden (siehe Zeitmanagement-Matrix nach Eisenhower). Die abschließende Nachkontrolle soll klären, was schon gut geklappt hat und was noch nicht. Wichtig dabei ist: es dürfen Fehler gemacht werden und man darf immer wieder neu planen und sortieren.

 

Und auch mal durchatmen

Für stressige Notfälle können Sie folgende Tipps befolgen: Achtsamkeitsübungen, bewusst im Moment verweilen, Atemübungen, sich hinsetzen und alles Belastende aufschreiben oder die ganz kleinen Dinge, an die man sonst gar nicht denkt, wie mit dem Hund Gassi gehen oder sich eine halbe Stunde Zeit im Garten mit einer Tasse Kaffee gönnen.

 

Auf das Wesentliche fokussieren

Letztendlich ist es nicht wichtig, viele Dinge richtig zu tun, sondern die für sich richtigen Dinge zu tun. Überlegen Sie z.B., welche drei Dinge Sie gerade am meisten belasten. Diese ersehnten Änderungen setzen Sie in den nächsten drei Tagen um und – falls es sich um veränderte Verhaltensweisen bei Ihnen handelt – dann halten Sie sie über 28 Tage durch. Das erfordert Selbstdisziplin, aber dann wird es zur Routine und der innere Schweinehund diskutiert mit Ihnen nicht mehr darüber.