Eines der wichtigsten Dinge im erfolgreichen Vertrieb ist das Organisieren und Pflegen der Anrufe, Gespräche und Kundenkontakte. Wenn Sie darin richtig gut sind, erspart Ihnen das eine immense Menge an weiterer Akquise. So arbeiten Sie erfolgreich mit einem CRM-System.

Eine der Organisationsgrundlagen in einem erfolgreichen Vertrieb ist das richtige Eintragen von Daten in ein CRM-System (Customer Relationship Management System). Es ist dabei vollkommen egal, ob Sie eine Excellliste verwenden, ein günstiges CRM-System wie „Pipedrive“ oder ein sehr komplexes System, das vielmehr zu bieten hat als die Akquise benötigt. Ein CRM-System macht Sie aber nur so erfolgreich, wie Sie es zulassen. Transparente, leicht verständliche Eintragungen machen Sie wesentlich erfolgreicher als Geschichtenschreiben oder Abkürzungen, Fachbegriffe und einen Slang zu verwenden, den man später kaum noch nachvollziehen kann, geschweige denn jemand anderes versteht.

Oberstes Gebot bei CRM Eintragungen ist: Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Jeder Mitarbeiter muss die CRM Eintragungen schnell wiederfinden, verstehen und nachvollziehen können. Eine Ausnahme gilt hier für technische Eintragungen oder Fachbegriffe. Ein Azubi wird beispielsweise das Technik-Know-Hows eines Senior IT Technikers nicht nachvollziehen können. Aber dennoch müsste der Azubi den Inhalt finden und wiedergeben können, um schnell eine klare kurze Auskunft zu tätigen oder eine hilfreiche Information weiterzuleiten, falls dies notwendig ist.

Unterhalb finden Sie alle Abkürzungen, die ich verwende und mögliche CRM Eintragungen, die jeder nachvollziehen kann.

WV = Wiedervorlage
GF = Geschäftsführer
KI = Kein Interesse
vomi = vormittags
nami = nachmittags

Es gilt, egal ob im Verkaufsgespräch oder bei einer CRM Eintragung, wenn Sie es nicht so einfach wie möglich kommunizieren, können Sie oder Ihr Gegenüber es nicht mehr nachvollziehen und das Ergebnis einer solchen Situation ist MISSVERSTEHEN.

Wenn das passiert, muss man wieder zusätzliche Kraft in Form von Kommunikation investieren oder der Kunde kauft im schlimmsten Fall bei jemandem, den er verstehen und nachvollziehen kann. Oder kaufen Sie etwas, das Sie nicht verstehen und somit auch nicht (so sehr) mögen? Menschen, die wir verstehen, mögen wir in der Regel mehr, als Menschen, die wir nicht verstehen – so einfach ist das.

Organisation frisst Zeit

CRM Eintragungen sind echte Zeitfresser, das stimmt. Bei einem kurzen Telefonat, dass nur zwei Minuten dauert, kann es sein, dass die CRM Eintragung inklusive des Versendens einer E-Mails genau so lange dauert wie das Gespräch an sich. Wenn Sie allerdings die CRM Eintragung schlampig oder gar nicht machen, fressen Ihnen die fehlenden Informationen später weitaus mehr Zeit und am Ende womöglich Ihren Job.

Um wiederum Zeit zu gewinnen, können Sie bereits während des Telefonats parallel Daten ins CRM-System eintragen. Es ist vorteilhaft, wenn Sie sich Namen, Emailadressen und Telefonnummern nochmal sorgfältig von Ihrem Gesprächspartner durchgeben lassen, diese mitschreiben und sogar wiederholen, um auch hier auf Nummer sicher zugehen, keine zukünftigen Zeitfresser aufkommen zu lassen.

Wenn Sie etwas machen, dann sollten Sie es auch richtig und gut machen. Das gilt bei der Organisation im Job besonders und ein klares Vorgehen wird Ihnen sogar Entspannung schenken, weil Sie immer genau wissen, dass alles nach dem Telefonat erledigt ist und, dass Sie die Informationen darüber jederzeit finden und nachvollziehen können. Sie können im Vertrieb nie zu erfolgreich sein. Unerfolgreich allerdings schon und genau das können Sie mittels klarer und guter Organisation verhindern.