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Überlastete Mitarbeiter? So reagieren Sie als Chef professionell auf Betroffene

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Cornelia ReddigBusiness Coaching, Teamentwicklung, Führungskräfte-Coaching
Führungskräftetraining, Resilienztraining, Persönlichkeitstraining
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Erschöpfung, dunkel, Büro, Hamburg, Deutschland

Sie als Führungskraft kennen das sicherlich: einer Ihrer bisher sehr leistungsfähigen Mitarbeiter wirkt seit einiger Zeit unkonzentriert, reizbar oder oft müde. Auch wenn es noch nicht zu häufigen Fehlzeiten kommt, kann das ein Zeichen von Überlastung oder Erkrankung sein. Erkennen Sie als Führungskraft, dass ein Mitarbeiter überlastet ist, bevor die Krise beginnt − und reagieren Sie angemessen darauf.

Häufig gab es schon seit einiger Zeit Frühwarnzeichen: Ihr Mitarbeiter zeigte starke Stimmungsschwankungen, war öfter als sonst niedergeschlagen, reizbar oder wirkte abgespannt und unkonzentriert. Ein „Rückzugsverhalten“ und das Meiden von Kontakten zu Ihnen oder zu den Kollegen können Hinweise sein.

Auch das Gegenteil kann auffallen: ein Mitarbeiter zeigt eine deutlich gesteigerte Aktivität, wirkt „hyperaktiv“ − ohne dass eine entsprechende Produktivitätssteigerung auf die Aktivitäten folgt. Hier kann ein Anzeichen für fortschreitende Überlastung und gegebenenfalls „Burn-Out-Gefährdung“ vorliegen. Die Folge in ist in beiden Fällen: der Mitarbeiter schafft sein Arbeitspensum nicht mehr, die Produktivität sinkt. Treten öfters einzelne Fehltage oder auch längere Fehlzeiten auf, können auch das Indizien sein, dass mit dem Mitarbeiter etwas nicht stimmt.

Wenn etwas „anders ist als sonst“: hinsehen und die Initiative ergreifen!

Sie kennen das sicherlich im Führungsalltag: Sie nehmen es zwar wahr, aber es fehlt oft die Zeit, genauer drüber nachzudenken. „Das wird schon wieder“ sagen Sie sich vielleicht. Oder: „Sobald das Halbjahresergebnis abgesichert ist, kümmere ich mich drum“ – und dann verbleibt es.

Vielleicht haben Sie auch die Befürchtung, dass der Mitarbeiter im Gespräch unerwartete Themen anspricht. Oder dass er sehr emotional wird und Sie nicht sicher sind, wie Sie reagieren sollen.

„Man löst keine Probleme, in dem man sie auf Eis legt“ (Winston Churchill)

Hinsehen, ansprechen, dranbleiben – und bei Bedarf Experten hinzuziehen, lautet die Devise. Das erste Gespräch mit dem Mitarbeiter sollte ausschließlich unter der Überschrift „Fürsorglichkeit“ stehen. Vermeiden Sie Sanktionsankündigungen oder maßregelndes Verhalten. Wichtig ist auch: gehen Sie frühzeitig ins Gespräch! Die meisten Mitarbeiter wünschen sich, angesprochen zu werden – auch wenn sie erstmal gereizt oder abwehrend reagieren.

Ignorieren Sie Auffälligkeiten nicht, sondern sprechen Sie sie kurz an: „Mir ist aufgefallen, dass Sie sich in letzter Zeit kaum noch an den Gesprächen beteiligen – wie geht es Ihnen?“ Schildern Sie Ihre persönliche Wahrnehmung – keine Zuschreibung bitte („Sie wirken depressiv“, „Vielleicht haben Sie einen Burn Out“). Konzentrieren Sie sich auf die Reaktionen des Mitarbeiters im Arbeitsalltag, bleiben Sie auf der Sachebene und vermeiden Sie (erstmal), auf die Beziehungsebene zu gehen.

Hat sich im Kontaktverhalten etwas verändert, sind Konzentrationsschwierigkeiten erkennbar, häufen sich Krankheitstage? Nennen Sie beispielhafte Situationen, in denen Sie Entsprechendes beobachtet haben.

Sprechen Sie es an – schon das verändert etwas für den Mitarbeiter

Seien Sie nicht beleidigt, wenn erst mal „es ist nix!“ als Antwort kommt – die Tatsache, dass Sie es angesprochen haben, bewirkt in jedem Fall etwas. Sie müssen im ersten Gespräch auch nicht sofort alle eventuell vom Mitarbeiter benannten Schwierigkeiten lösen können – das hat in Folgegesprächen auch noch Platz. Auch wenn es betriebsinterne Themen sind, die den Mitarbeiter so stark belasten, müssen Sie nicht sofort Entscheidungen treffen. Die nächsten Schritte zu vereinbaren und den Mitarbeiter anregen, eigene Ideen zur Lösung zu entwickeln, kann ein Weg sein.

Warum ist es so wichtig, dass Sie als Führungskraft so ein Gespräch führen?

Weil Ihr Mitarbeiter so einen Impuls bekommt, über sich nachzudenken. Und: er fühlt sich wahrgenommen. Vielleicht erkennt er so ein eigenes Verhalten, das ihm bisher nicht bewusst war. Sollten psychische, psychosomatische Erkrankungen oder schwerwiegende Probleme im privaten Umfeld vorliegen, können so geeignete Maßnahmen zur Unterstützung eingeleitet werden – bei Bedarf wird der Betriebsarzt oder die Sozialberatung einbezogen.

Fünf Erfolgsfaktoren sind uns im Training wichtig

Aus der Praxis – für die Praxis: folgende fünf Erfolgsfaktoren haben sich für uns durch langjährige Beratung von Führungskräfte-herausgebildet:

– Sicherheit geben im Erkennen von Symptomen, Auslösern und Frühwarnzeichen
– Erkenntnisprozesse einleiten z.B. durch die Bearbeitung individueller Fallbeispiele aus der Praxis
– Training der Gesprächsführung
– Grenzen der Führungsaufgabe erkennen
– Stärkung der Ressourcen und Erkennen eigener Verführbarkeiten

Ein entsprechendes Training, Workshops bzw. Coaching können Ihnen als Führungskraft die nötige Sicherheit geben.

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