Steile Hierarchien und feste Strukturen in Unternehmen funktionieren nur, wenn alle Mitarbeiter mit einbezogen werden. Das ist im Eventmanagement ganz normal, weiß die Eventmanagement-Expertin Katrin Wachholz, und stellt Maßnahmen vor, die sich Führungskräfte vom Eventmanagement abgucken können.

Die Führung in Unternehmen, besonders wenn es steile Hierarchien gibt, beinhaltet viele Aspekte: Den Mitarbeitern müssen die Unternehmensziele und die Unternehmensphilosophie vermittelt, betriebliche Regeln oder Änderungen kommuniziert, und über aktuelle Ereignisse und Projekte informiert werden. Doch diese Struktur mündet häufig darin, dass der Vorstand oder die Geschäftsführung autokratisch anweisen und handeln, Informationen zwar nach unten weitergeben, aber oft nicht willens oder in der Lage sind, auf Rückfragen, Sorgen und berechtigte Einwände der Mitarbeiter zu reagieren. Gerade in familiengeführten Traditionsunternehmen fällt es dem Patriarchen oft schwer, das Zepter aus der Hand zu geben und sich auf Ideen der Mitarbeiter einzulassen.

So funktioniert Führung im Eventmanagement

Im Eventmanagement ist solch ein Verhalten ein Garant für ein Desaster. Hier ist es nötig, von Anfang an alle Mitarbeiter mit einzubeziehen und ihnen verantwortungsvolle Aufgaben zuzuteilen. Dazu ist es unerlässlich, dass sich jeder Vorgesetzte auf allen Hierarchieebenen die Stärken, Schwächen und Fähigkeiten seiner Mitarbeiter eingehend bewusst ist.

Selbst ein Auszubildender oder Praktikant kann bei der Eventplanung verantwortungsvolle Aufgaben übernehmen. Nehmen wir als extremes Beispiel einen Praktikanten am zweiten Tag. Dass dieser lesen und schreiben kann und die grundlegenden Umgangsformen beherrscht wurde im besten Fall bereits durch Bewerbungsunterlagen und Vorstellungsgespräch geklärt. Am ersten Tag hat sich der Praktikant mit Kollegen und Umgebung vertraut gemacht und eine grundlegende Einführung in die für ihn relevanten Unternehmensabläufe erhalten. Am zweiten Tag bekommt er nun eine zehnminütige Telefonschulung und führt drei Telefonate unter Aufsicht, z. B. zur Hotelrecherche oder Locationanfrage. Die weiteren Telefonate kann er eigenständig führen. Da ihm die eine Vorlage für eine anschauliche Darstellung gezeigt wurde, kann er nach getaner Arbeit seine Ergebnisse dem Team präsentieren. Somit hat eine ungelernte Arbeitskraft zum Event beigetragen.

Azubis und Praktikanten einbeziehen

Doch was kann ein Top-Manager davon lernen? Nicht nur die oberen Ebenen haben Kompetenzen. Viel zu oft wird den Mitarbeitern zu wenig zugetraut und viel zu wenig Vertrauen entgegengebracht. Beim Eventmanagement jedoch, wo viele Arbeitsvorgänge zeitgleich ablaufen müssen, kann der Chef es sich nicht leisten, das Potential der sogenannten unteren Hierarchie-Ebenen ungenutzt zu lassen.

Und oft sind es gerade diese Mitarbeiter, die die Fehlerquellen erkennen, weil sie das Problem mit Distanz betrachten. Häufig trauen sich diese aber nicht, Probleme anzusprechen. Die Ursache dafür liegt meist darin, dass viele Unternehmen eine strenge soziale Hackordnung etabliert haben.

Mit diesen Tipps wird Führung effektiver

Diese drei Maßnahmen können sich Führungskräfte vom Eventmanagement abschauen, um Mitarbeitern mehr Spielraum einzugestehen und sich letztendlich selbst zu entlasten.

Potenziale im Team optimal nutzen: Hierbei sollten insbesondere die unteren Ebenen einbezogen werden. Es steckt viel Potenzial in Praktikanten und Auszubildenden, das häufig für primitives Kaffeekochen und die Ablage genutzt wird. Diese Arbeit ist selbstverständlich wichtig, jedoch sitzen viele Mitarbeiter nach wenigen Stunden unausgelastet im Büro. Schöpfen Sie diese leere Zeit Ihrer Mitarbeiter aus. Sie werden es Ihnen danken.

Mitarbeiterfähigkeiten analysieren: Um das optimale Ergebnis zu erzielen, ist es wichtig, die Stärken, Schwächen und Kompetenzen seiner Mitarbeiter zu kennen. Anhand von Projektbezogenen „on-the-job-trainings“ kann das relativ schnell feststellt werden.

Delegieren Sie Aufgaben: Brechen Sie Ihre Aufgaben herunter und delegieren Sie selbst oder lassen Sie Ihre Mitarbeiter Aufgaben delegieren. So räumen Sie der mittleren Führungsebene freigewordene Arbeitszeit ein, die wiederum für Aufgaben genutzt werden kann, für die sonst keine Zeit verfügbar war. Wichtig ist es, die einzelnen Schritte zu kontrollieren oder durch eine andere Fachkraft kontrollieren zu lassen, um Fehlerquellen zu vermeiden. Sobald die Mitarbeiter den Prozess verstanden haben, gehören die Aufgaben zur Routine und Sie können sich anderen Dingen widmen – die Arbeit wird dennoch in Ihrem Sinne erledigt.