Auch wenn Sie den ganzen Tag am Schreibtisch sitzen und Ihre Arbeit erledigen haben sie abends das Gefühl nichts geschafft zu haben? Auch engagierte Mitarbeiter, die hochmotiviert ihrer Arbeit nachgehen, haben manchmal Probleme die vorhandene Zeit bestmöglich zu nutzen. Möchten Sie wissen, wie Sie durch einen ganz einfachen Trick Ihre Produktivität steigern können?

Der absolut produktivste Tag im ganzen Jahr ist der Tag vor Urlaubsbeginn. Wenn ich mir ein paar Tage frei nehme, um mit meiner Familie ans Meer zu fahren, versuche ich vorab im Büro alles Nötige zu erledigen. Trotz bester Planung tauchen garantiert noch zahlreiche Aufgaben auf, die nicht auf meinem Terminplan stehen. Ich rotiere auf Hochtouren, damit die wichtigsten Dinge erledigt oder auf den Weg gebracht sind. Natürlich möchte ich im Urlaub abschalten und nicht an Dinge denken, die in meiner Abwesenheit „anbrennen“ könnten. Morgens zweifele ich noch, ob das zu schaffen ist. Aber abends ist immer alles soweit erledigt, dass ich beruhigt die Bürotür hinter mir abschließen kann.

 

Zeit optimal nutzen

Es ist erstaunlich, wie viel man abarbeiten kann, wenn man sich eine Deadline setzt. Das funktioniert nur, wenn man sich auf diese Aufgaben konzentriert, alles Ablenkende ausschaltet, Prioritäten setzt und effizient vorgeht. Es muss noch eine Entscheidung getroffen werden? Welche Informationen liegen vor? Ok, vier Faktoren pro, zwei Faktoren kontra, die negativen Aspekte können uns nicht schaden, also machen wir es. Ein alter Freund ruft an und möchte ein Schwätzchen halten? „Sorry, Matthias, bei mir brennt gerade die Hütte, ich melde mich nach dem Urlaub bei dir.“ Die 450-Euro-Kraft möchte über das Ablagesystem diskutieren? „Frau Meyer, am 5. setzen wir uns um 9.30 Uhr zusammen und besprechen das in Ruhe.“ Der Arbeitstag verläuft erstaunlich produktiv, wenn ich mich am Vormittag so konsequent auf die Erledigung meiner Aufgaben fokussiere. Das liegt zweifellos daran, dass ich meine zur Verfügung stehende Zeit optimal nutze. Warum kann nicht jeder Arbeitstag so verlaufen?

 

Die Deadline macht den Unterschied

Nun kommt der Trick: Ich tue einfach so, als wäre jeder Vormittag so ein „letzter Tag vor dem Urlaub“. Als Routine kurz vor Feierabend lege ich fest, welche Aufgaben am kommenden Tag oberste Priorität haben. Diese Aufgaben muss ich dann am kommenden Tag bis 12.30 Uhr erledigt haben. Am Morgen schaue ich kurz meine E-Mails durch und bespreche mich mit meinem Team. Aber danach geht es hochkonzentriert zur Sache. Ohne diese Deadline lasse ich mich leicht ablenken, gehe auf unwichtige Dinge ein oder beschäftige mich ausgiebig mit Aufgaben, die höchstens Priorität C haben. Damit schiebe ich die wirklich wichtigen Dinge vor mir her. Irgendwann wird es dann richtig stressig.

 

Der Trick nimmt Druck raus

Der Trick mit der Deadline funktioniert. Priorität A wird konsequent bearbeitet. Alles, was sonst noch an Arbeit anfällt, lässt sich bequem am Nachmittag erledigen. Der Witz an der Sache: Der größte Druck ist schon raus, weil ich die wichtigsten Dinge bereits am Vormittag von meiner Liste abgehakt habe. Versuchen Sie es selber mal! Machen Sie sich kurz vor dem Feierabend einen Plan. Stellen Sie sich einfach vor, Sie hätten am kommenden Nachmittag eine Fortbildung oder einen Termin außer Haus. Sie müssen entscheiden, was Sie mittags erledigt haben wollen. Morgens checken Sie kurz Ihre E-Mails und geben dann richtig Gas, damit das Wichtigste bis mittags vom Tisch kommt. Sie werden feststellen, dass Sie dieser Trick auf Dauer entlastet. Sie erhöhen Ihre Produktivität, sind aber gleichzeitig entspannter. Denn Sie setzen Ihre Prioritäten, arbeiten effizienter und stehen weniger unter