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Diese Aufgabe ist dringend! Wie Sie Ihre Zeit bei Termindruck effektiv managen

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Three young colleagues talking during break in the meeting room of a modern business building

Sind Sie durchgetaktet mit Abgabefristen und Terminen, die keine Luft zum Atmen mehr lassen? Die Gefahr, im Dringlichkeitsstrudel unterzugehen, kennen inzwischen nicht nur Führungskräfte. So finden Sie Ihre ganz persönliche Methode für ein besseres Zeitmanagement, um der Falle zu entkommen.

Klassische Selbstmanagement-Seminare behandeln häufig im Schwerpunkt die Methoden aus dem Zeitmanagement wie Priorisieren, Kalenderplanung etc. Als Teilnehmer testet man wirklich großartige Methoden, die einleuchtend sind und Abhilfe versprechen. Hochmotiviert ist man sich sicher: „Jetzt wird alles besser!“ Doch die Realität zeigt, dass der Großteil der Teilnehmer schon nach kurzer Zeit in die ursprüngliche Routine zurückfällt.

Woran liegt das?

Selbstmanagement hat mehr Facetten als die reine Zeitorganisation. Und ob Methoden funktionieren, hängt davon ab, welche persönlichen Faktoren Sie in Ihrem Handeln beeinflussen und was Sie wirklich brauchen, um nachhaltig Ihr Verhalten zu verändern.

Diese 5 Facetten prägen unsere Selbstorganisation:

1. Organisation des Arbeitsumfeldes (z. B. Schreibtisch, Ordnerstrukturen, Ablagen)
2. Grundsätzlicher Arbeitsstil (z. B. Zielsetzung und -einhaltung, Priorisierung, Strukturierung und Prozesse)
3. Zeitmanagement und persönliches Verhalten (z. B. Zeiteinteilung, Zeitfresser, Tages- und Wochenplanung)
4. Persönliche Leistungskurve (z. B. aktives Energiemanagement, Stressresistenz)
5. Individuelle Stärken (z. B. grundsätzliche genetische Anlagen, Werte und daraus resultierende Verhaltensmuster)

In der Regel setzen Trainings bei den ersten drei Facetten an. Beginnen Sie zunächst mit den Punkten 2 und 3, um die optimale und individuelle Lösung für sich selbst zu finden.

Analysieren Sie Ihre persönliche Leistungskurve

Die Chronobiologie weist biologische Rhythmen nach, die Einfluss auf unsere Leistungsfähigkeit zu bestimmten Zeiten haben. Wenn Sie auf Ihre sog. innere Uhr hören, können Sie Ihre Aufgaben weitgehend entsprechend Ihrer persönlichen Leistungskurve einplanen und so deutlich effektiver und mit weniger Anstrengung zu guten Ergebnissen kommen.

Hinzu kommt, dass unser Körper in Intervallen von 90 Minuten arbeitet (Anspannungsphasen). Das bedeutet, dass automatisch nach spätestens 90 Minuten hoher Aufmerksamkeit (je nach Aufgabe auch früher) ein kleines Tief vorprogrammiert ist. Fortschrittliche Unternehmen bieten aus diesem Grund bereits Ruhe- oder Kreativzonen an. Achtung: Übergehen Sie diese Tiefs und lassen vielleicht auch noch die Mittagspause eher spartanisch ausfallen, haben Sie kaum eine Chance, am Nachmittag nochmals zu Höchstleistungen aufzulaufen.

Tipp: Beobachten Sie Ihren Biorhythmus für einige Tage/Wochen und testen Sie verschiedene Aufgaben zu unterschiedlichen Zeiten.

Beobachten Sie Ihren Umgang mit Stress

Stress (lat. Anspannen) entsteht durch Daueranspannung. Anspannungsphasen sind absolut in Ordnung, denn Sie bringen uns zu eben diesen Höchstleistungen, jedoch brauchen wir auch die Entspannungsphasen. Wobei auch hier das Empfinden der Stressoren individuell ist. Während ständige Unterbrechungen durch Kollegen oder Kunden den einen im konzentrierten Arbeiten komplett aus der Bahn werfen, machen andere einfach nach dem Gespräch weiter als wäre nichts gewesen.

Tipp: Analysieren Sie, was Sie bei welchen Aufgaben stresst und versuchen Sie diese dann so zu organisieren, dass diese Stressoren vermieden oder reduziert werden (z. B. durch ein „Bitte nicht stören“ Schild).

Benennen Sie Ihre Stärken und finden Sie dazu passende Zeitmanagement-Methoden

Unser Gehirn besteht aus zwei Hemisphären, die durch Nervenfasern verbunden sind. Die beiden Gehirnhälften sind sich in der Struktur durchaus ähnlich, funktionieren jedoch unterschiedlich. Die linke Hemisphäre steuert das logisch-analytische Denken und das Umsetzen unserer Gedanken in Worte. Die rechte Hälfte denkt vor allem in Bildern und Analogien und steuert das räumliche Denken. Im Laufe unserer Entwicklung trainieren wir eine Hälfte häufig stärker, wodurch eine Dominanz entsteht. Nutzen wir genau diese trainierten Denk- und Verhaltensmuster, arbeiten wir effektiver. Das bedeutet nicht, dass wir die andere Gehirnhälfte nicht nutzen (können).

Tipp: Finden Sie heraus, welche Gehirnhälfte Sie hauptsächlich nutzen und strukturieren Sie Ihre Aufgaben entsprechend. Links-dominant mag Check- und To-do-Listen, rechts-dominant kommt mit Mind-Maps besser zurecht. Ergänzend ermöglichen Ihnen sog. Stärkenprofile ein tieferes Verständnis über Ihre Präferenzen.

Erst jetzt haben Sie den Schlüssel, um die für Sie persönlich passenden Tools der Selbstorganisation auszuwählen und erfolgreich und dauerhaft in Ihren Alltag zu integrieren. Manchmal fällt das in einer Gruppe leichter. Dann suchen Sie sich am besten ein Training zur Selbstorganisation, das individuelle Bedürfnisse berücksichtigt bzw. einen Coach, der Sie persönlich auf Ihren Weg begleitet.

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