Viele von Ihnen kennen die Situation: für eine schnelle Informations- bzw. Wissensvermittlung wird ein Meeting über das im Unternehmen genutzte WebKonferenz System angesetzt. Zu Beginn gibt es ein kurzes „Hallo“ in die Runde und dann geht es los mit der ungeliebten Folienschlacht. Der Vortragende fragt sich stets, was die Teilnehmer wohl gerade machen, während diese ihre Mails bearbeiten und nur mit halbem Ohr hinhören. Das ist für alle sehr unbefriedigend und wenig zielführend.

Unsere schnelllebige Zeit bedingt es, dass wir Präsentationen zu Produkten und Dienstleistungen oft nicht mehr vor Ort durchführen (können), sondern die digitale Form wählen: das Webinar.
Damit dieses ebenso erfolgreich gelingt wie eine Präsentation vor Ort, sind drei wesentliche Schritte notwendig:

Sich mit den Werkzeugen des WebKonferenz Systems vertraut machen

Die meisten nutzen nur sehr wenige Werkzeuge. Wie ist das bei Ihnen? Kennen Sie außer der Bildschirmfreigabe und dem Chat die weiteren Medien Ihres Systems? Wenn ja, können Sie diesen Absatz überspringen. Die meisten WebKonferenz Systeme halten Funktionen wie Präsentationen Upload, Umfragen und Whiteboards bereit. Nur viele kennen bzw. nutzen sie nicht. Dabei sind diese Funktionen hilfreich für die Interaktion mit den Teilnehmern. Auch in großen Gruppen können zwischendurch Umfragen eingebunden werden. Die Teilnehmer werden z. B. gebeten, ihre Meinungen zu einem Thema mitzuteilen oder Schätzfragen zu beantworten. In kleineren Gruppen mit maximal 20 Teilnehmern lässt sich die Whiteboard Funktion für das Sammeln von Vor- und Nachteilen oder die Rückmeldung auf einer Skala einbinden.

Ein interaktives Konzept entwickeln

Wer schon mal als Teilnehmer bei einem Webinar dabei war, bei dem nach einem kurzen „Hallo“ des Moderators die inhaltliche Präsentation gestartet wurde, weiß, was schnell passieren kann: Sie lehnen sich auf Ihrem Stuhl zurück unter der dem Motto „Mal schauen, was da kommt…“.

Ein durchdachtes Webinar-Konzept hilft, diesen Effekt zu vermeiden. Die folgenden Phasen sollte ein Webinar durchlaufen:

– Warm-Up: Zu Beginn des Webinars werden die Teilnehmer – neben der Begrüßung und Zielnennung – mit den Werkzeugen des Systems vertraut gemacht. Dazu stellen Sie Fragen, die ein Kennenlernen ermöglichen, wie z. B. „Was ist Ihr Tätigkeitsschwerpunkt?“. Das ist der erste Schritt, damit sich der Teilnehmer als Teil einer Gruppe wahrnimmt und ihm zu signalisieren, dass Beteiligung willkommen ist. Machen Sie in diesem Zusammenhang alle mit den Kommunikationsregeln vertraut. Dazu gehört die Angabe, wann Fragen erwünscht sind: jederzeit oder nach bestimmten Abschnitten. Damit ist der Teilnehmer orientiert und eingebunden.
– Einstieg in das Thema: In der nächsten Phase machen Sie dem Teilnehmer klar, warum die Informationen für ihn wichtig sind oder werden könnten. Stellen Sie den Nutzen heraus! Damit erhöhen Sie die Chancen, dass der Teilnehmer Ihnen weiter zuhört.
– Präsentation der Inhalte: Anders als bei Präsenz Veranstaltungen findet die Visualisierung in der Regeln über Folien statt. Diese gilt es, „gehirngerecht“ zu gestalten. Verzichten Sie auf zu viel Text und arbeiten Sie besser mit Bildern und Grafiken. Ihre Stimme liefert die entsprechenden Erläuterungen und der Text wird überflüssig. Wenn Sie die Gelegenheit haben, stehen Sie beim Sprechen. Das verbessert die Stimme wesentlich und lässt sie lebendiger klingen. Bleiben Sie authentisch.
– Interaktionen: führen Sie von Zeit zu Zeit Interaktionen, wie z. B. Schätzfragen oder Vergleiche durch. Das aktiviert die Teilnehmer und lässt sie denken. Denn nur wer selbst denkt, identifiziert sich mit den neuen Informationen. Stellen Sie geschickte Fragen, die die Teilnehmer in ihrem Aufnahmeprozess unterstützen.
– Zusammenfassung: Fassen Sie die wichtigsten Informationen kurz und knapp zusammen und weisen Sie auf die Highlights der Präsentation hin. Hier kann auch eine letzte Fragerunde stattfinden.
– Feedback: Holen Sie sich ein Feedback zur Durchführung ein. Wenn Sie versuchen, dieses im Nachgang zu bekommen, werden Sie enttäuscht sein. Stellen Sie Fragen wie z. B. „Wie viel Prozent der Inhalte waren neu für Sie?“. Das Feedback ist mutig, aber hilft Ihnen, die eigene Veranstaltung konstruktiv zu reflektieren.
– Schluss: Hier geben Sie den Teilnehmern letzte Informationen mit auf den Weg. Nennen Sie z. B. Folgetermine oder weitere Informationsquellen.

Den Ablauf üben, üben, üben

Wie beim Autofahren kommt die Sicherheit nur mit der Übung. Laden Sie Kolleginnen und Kollegen zu ein bis zwei Übungswebinaren ein und fordern Sie ein konstruktives Feedback. So erlangen Sie Sicherheit im Umgang mit der Technik und können sich voll auf die inhaltliche Präsentation konzentrieren.

Mit diesem Konzeptansatz wird Ihr Webinar mit Sicherheit erfolgreich und Sie wissen ab jetzt, wie es Ihren Teilnehmern auf der anderen Seite des Bildschirmes geht.