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Experte verrät: Wie Sie mit schwierigen Kollegen richtig kommunizieren

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Tara Moore / DigitalVision / Getty Images

Kennen Sie Menschen, bei denen Ihnen der Knopf zum Abstellen fehlt?
Natürlich sind Sie zu gut erzogen, um das “Stopp!” einfach laut auszusprechen. Ihre Gedanken aber lassen sich nicht so leicht abstellen. Und schon geht es los: “Das haben Sie mir doch bereits fünf mal erzählt.” Wie Sie aus dieser Nummer rauskommen? Verwenden Sie eine “Verständnisformel”.

Denn manchmal hilft es, solche deutlichen Worte nicht nur zu denken, sondern auch laut auszusprechen. Bevor Sie jedoch zu starken Worten greifen müssen, können Sie es auf eine andere Art und Weise versuchen. Lassen Sie uns das für drei verschiedene Fälle einmal durchgehen.

1. Lassen Sie uns zuerst über die Menschen sprechen, die Ihnen immer wieder dasselbe erzählen.

Menschen tun das, wenn sie vermuten, dass Sie sie nicht verstanden haben. Mit Ihnen persönlich muss das Ganze übrigens nichts zu tun haben. Es gibt verschiedene Szenarien, warum Sie jedoch diese Dauerschleife beenden mögen: Sie möchten den Worten vielleicht nur nicht zustimmen, weil Ihre Meinung nicht mit der des Kollegen übereinstimmen; Sie die Konfrontation scheuen; das Thema zu unwichtig für Sie ist oder Sie die Hoffnung haben, dass der andere bald aufhört, wenn Sie nichts erwidern. Es gibt einen kleinen Trick. Dieser funktioniert fast immer und sorgt dafür, dass sich Ihr Gesprächspartner endlich verstanden fühlt und aufhört, Ihnen in Dauerschleife dasselbe zu erzählen. Gebrauchen Sie eine sogenannte Verständnisformel. Davon haben Sie vielleicht schon gehört. Sagen Sie dem Kollegen, dass Sie seine Ansicht nachvollziehen können. Spätestens nach der zweiten Wiederholung seiner Äußerung sollten Sie eine Verständnisformel anwenden. Aber es heißt Formel, da Sie den Ausdruck wie eine Formel verwenden. Sie gebrauchen die Formulierung auch dann, wenn Sie kein Verständnis für die fremde Situation haben. Eine Verständnisformel kann heißen:

„Oh ja, dass kann ich gut nachvollziehen. Ich wäre bestimmt auch sauer; würde mich angegriffen fühlen; würde mich übergangen fühlen. Ich finde es auch unpassend, was Frau/ Herr …. gesagt oder getan hat“.

Nach diesem Prinzip wird eine Verständnisformel gebildet. Sie sagen dem anderen, dass Sie seine Worte wahrgenommen haben und seine Ansicht, seinen Eindruck oder seine Emotion nachvollziehen können. Denken Sie bitte daran: Sie können seine Realität nachvollziehen. Es ist nicht Ihre Realität. Anstatt jetzt gemeinsam zu leiden, sagen Sie anschließend unbedingt:

„Lassen Sie uns jetzt überlegen, wie wir dieses Thema lösen können!“

Sie ergreifen die Initiative und stellen fest, ob der andere nur einen Zuhörer brauchte oder nach einer Lösung sucht. Auch wenn Sie bereits ahnen, dass es keine Lösung gibt, können Sie sich auf die gemeinsame Lösungssuche begeben. Nach der vergeblichen Suche zu sagen, dass es keine Lösung gibt, wird dem anderen besser gefallen, als wenn Sie ihm sofort mitteilen, dass das Thema aussichtslos ist. Natürlich können Sie das aber auch sofort sagen, wenn Ihnen das besser gefällt. Hierfür gibt es keine allgemeingültige Faustregel. Sie werden sich und den anderen einschätzen können. Es macht natürlich einen Unterschied, ob derjenige ein langjähriger Kollege oder ein neues Mitglied des Teams ist. Auf jeden Fall wird eine Verständnisformel dafür sorgen, dass der andere weiß, dass Sie seine Worte wahrgenommen haben. Damit Ihnen eine Verständnisformel auch in kniffligen Situationen einfach über die Lippen kommt, ist es hilfreich, sich bereits vorher ganz entspannt für die Formulierung zu entscheiden, die Ihnen am meisten entspricht.

2. Gelegentlich führt Kommunikation zu einem trotzigen „Kleinkind-Verhalten“.

Mich erinnern verschiedene Gespräche immer wieder an die Situation mit Kindern, in der diese sich verstecken wollen und andere sie suchen. Gelegentlich stellt sich dann ein Kind mitten in dem Raum, ist für alle sichtbar und hält sich die Augen zu und sagt: „Such mich mal!“ Es geht davon aus, dass die anderen es auch nicht wahrnehmen können, weil es die anderen nicht mehr sehen kann. Einige Erwachsene verhalten sich ähnlich. Zumindest kommt es mir so vor. Wenn sie die Tatsachen nicht wahrhaben wollen, weil ihnen diese nicht gefallen, erklären sie diese für „nicht existent“. Sie selber haben vielleicht den Eindruck, dass Sie in fremden Zungen sprechen, zu leise oder zu laut sind oder eine andere Formulierung gebrauchen sollten. Fragen Sie den anderen:
– was er befürchtet
– wie Sie bestimmte Dinge formulieren sollen, damit er das als Tatsache annehmen kann
–  ob er noch Fragen hat, die Sie beantworten können.
–  wie etwas sein müsste, damit es ihm gefällt?
– danach sagen Sie ihm, wenn es diese Möglichkeit nicht gibt.

Sie können ihn, diesen schwierigen Typ, fragen, was er sich anders wünscht.

3. Kennen Sie Menschen, die immer wieder ähnliche Situationen magisch anziehen und dann davon ausgehen, dass das Ganze überhaupt nichts mit Ihnen selber zu tun hat?

Dabei ist es egal, ob es die Freundin, der Freund, ein Mitarbeiter, Kollege oder ein Kunde ist.
Der neue Chef wurde anfangs hoch gelobt, verhält sich mit der Zeit aber genauso, wie der alte Chef. Der neue Job ist plötzlich doch nicht so toll, wie anfangs angenommen. Der neue Partner verhält sich, genauso wie der alte Partner. Nur sieht er anders aus. Eigentlich ist nur die Optik anders. Die Geschichten über diese Personen aber bleiben gleich. Sie könnten sich das einfach immer wieder anhören und “auf Durchzug“ schalten. Sie könnten im Extremfall den Kontakt abbrechen, weil Sie sich das nicht mehr antun wollen, oder Sie können Fragen stellen. Fragen, die so ähnlich aussehen wie:
– Woran würden Sie feststellen, dass dieser Mensch wieder genauso agiert, wie der früherer Chef; Mitarbeiter; Kunde; Partner?
– Was tun Sie dann? (Erstellen Sie dann gemeinsam einen Handlungsplan.)

Oder fragen Sie:
– Was könnte das mit Ihnen zu tun haben? (Ich höre schon den empörten Ausruf: „Mit mir? Nichts!“)
– Woran würden Sie feststellen, dass alles wieder genauso ist, wie in der Vergangenheit?
– Wenn Sie das feststellen, was machen Sie dann? Wie könnte eine Lösung/ eine Veränderung aussehen?
– Was müsste passieren, damit Sie froh sind?“ (Machen Sie einen Plan.)

Fazit: Versuchen Sie, mit dem anderen zu sprechen. Es könnte klappen. Vielleicht aber braucht er einen neutralen, verbalen Sparringspartner. Sie können sich auf jeden Fall sicher sein, wenn Sie so handeln, dass Sie alles Wichtige versucht haben.

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