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Onboarding: Wie Führungskräfte neue Mitarbeiter an Bord holen

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Das erfolgreiche Recruiting ist nur der erste Schritt im Kampf gegen den Fachkräftemangel. Nur, wer neue Mitarbeiter auch richtig „an Bord holt“, kann diese langfristig an das Unternehmen binden. Aber wie?

Aufgrund aktueller Entwicklungen wie der demografische Wandel sehen sich in Deutschland immer mehr Unternehmen mit der Problematik namens Fachkräftemangel konfrontiert. In diesem Zuge gewinnt das Employer Branding an Bedeutung. Dieses dient einerseits der Mitarbeitergewinnung, andererseits aber auch der Mitarbeiterbindung. Denn das Recruiting ist nur der erste Schritt. Wer langfristig im Kampf um qualifizierte Mitarbeiter bestehen möchte, muss hingegen vom ersten Arbeitstag an die neuen Mitarbeitenden „an Bord holen“. Onboarding nennt sich dieser Prozess. Aber was steckt dahinter und vor allem – wie funktioniert das?

Definition: Was bedeutet eigentlich „Onboarding“?

Beim Onboarding geht es um die Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in die bestehenden Strukturen. Der Begriff findet im Personalmanagement Verwendung und soll die schnellstmögliche Integration neuer Mitarbeitender in das Unternehmen fördern. Wieso? Ganz einfach: Erfolgreiches Onboarding kreiert eine Win-Win-Situation. Einerseits kann der Mitarbeiter nach kurzer Zeit eigenständig seine Tätigkeiten erledigen und dadurch für das Unternehmen einen Mehrwert schaffen. Die kostenintensive Einarbeitungszeit wird also auf ein Minimum reduziert.

Andererseits fühlt sich der betroffene Mitarbeiter schneller wohl – quasi im Unternehmen „zuhause“. Er ist ein vollwertiges Teammitglied, kennt die Kultur und Gepflogenheiten im Betrieb und entwickelt interne Perspektiven. Dadurch wird das Risiko einer arbeitnehmerseitigen Kündigung während der Probezeit erheblich reduziert – ebenso wie in der anschließenden frühen Phase des Arbeitsverhältnisses. Das Onboarding greift ab der Vertragsunterzeichnung und dauert in der Regel rund sechs bis zwölf Monate in Form von systematischen Integrationsmaßnahmen an.

Wie hängen Employer Branding und Onboarding zusammen?

Auch, wenn das Onboarding nicht direkt mit dem Recruiting Hand in Hand geht, besteht ein enger Zusammenhang. Mittels Employer Branding wird im Personalbeschaffungsprozess eine gewisse Erwartungshaltung bei den Bewerbern genährt. Ein neuer Mitarbeiter hat also zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung sowie zu Beginn des Arbeitsverhältnisses bereits eine mehr oder weniger exakte Vorstellung von seinem zukünftigen Arbeitsalltag. Je mehr diese Erwartungen anschließend der Realität entsprechen, umso geringer ist das Kündigungsrisiko. Beim Onboarding geht es also auch – aber nicht nur – darum, die durch das Employer Branding hervorgerufenen Antizipationen zu bewahrheiten.

Ziele: Welche Vorteile bringt das Onboarding mit sich?

Jedoch soll die „Einführung“ des neuen Mitarbeiters noch weiteren Zielen dienen. Wie bereits erwähnt, entsteht auf der Arbeitgeberseite ein Kostenvorteil durch die Vermeidung von (frühen) Kündigungen und die Verkürzung der Einarbeitungsphase. Weiterhin sieht die Belegschaft ihre Erwartungen erfüllt, ist zufriedener und damit auch produktiver, motivierter, loyaler und die Krankenstände sinken.

Dadurch amortisiert sich die Investition in das Onboarding für das Unternehmen im Regelfall bereits nach kürzester Zeit. Ziel ist also die Vermeidung von Kündigungen, die Integration des neuen Mitarbeiters, die schnellstmögliche Einarbeitung, der gezielte Aufbau einer positiven Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung sowie eine individuelle Förderung des neuen Mitarbeiters vom ersten Tag an. Aber wie funktioniert das?

Strategien: Wie Sie Mitarbeiter erfolgreich „an Bord holen“

Onboarding ist kein Hexenwerk. Es läuft prinzipiell stets in drei Phasen ab:

1. Vorbereitung: Immer wieder kommt es vor, dass ein Mitarbeiter zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag seine Meinung ändert. Er erhält vielleicht ein besseres Jobangebot oder beginnt an seiner Entscheidung zu zweifeln. Es ist daher wichtig, dass das Onboarding vom Moment der Vertragsunterzeichnung an greift. Es gilt, die Kommunikation zwischen dem neuen Mitarbeiter und seinem zukünftigen Unternehmen niemals abreißen zu lassen. Stattdessen soll die neue Arbeitsstelle für ihn berechenbar werden: Er soll ein Gespür dafür entwickeln, was ihn am ersten Arbeitstag sowie im späteren Berufsalltag erwartet.

Hierfür benötigt er sämtliche relevante Informationen, welche in einer „Onboarding-Mappe“ zusammengestellt werden können. Zudem müssen im Unternehmen Vorbereitungen getroffen werden, damit sich der oder die „Neue“ am ersten Arbeitstag willkommen fühlt und direkt durchstarten kann. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitsmaterialien, der Arbeitsplatz oder die Zugangsdaten für den Computer. Eine ebenso beliebte wie erfolgversprechende Maßnahme ist in der Phase zudem die individuelle Unterstützung des Neuankömmlings, beispielsweise bei der Wohnungssuche.

2. Orientierung: Ab dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters geht das Onboarding in die zweite Phase über. Der oder die „Neue“ muss sich nun erst einmal am neuen Arbeitsplatz sowie in der Unternehmenskultur zurechtfinden. Je besser die Betreuung in dieser Phase ist, desto schneller und erfolgreicher wird die Einarbeitung funktionieren. Die Einführung in relevante Technologien gehört in der Orientierungsphase ebenso dazu wie eventuelle Fortbildungen, die Bekanntmachung mit Kollegen, Kunden & Co sowie regelmäßiges Feedback und ein Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen.

3. Integration: Ab etwa dem dritten Monat greift die Integrationsphase. War das Onboarding bis zu diesem Zeitpunkt erfolgreich, müssen diese Erfolge „nur“ noch gefestigt werden. Je enger die Bindung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, desto geringer ist schließlich das Kündigungsrisiko über die gesamte Dauer des folgenden Arbeitsverhältnisses.

Auch in dieser Phase spielt regelmäßiges Feedback eine tragende Rolle. Zusätzlich sollte eine individuelle Förderung durch Workshops, Weiterbildungen oder Seminare stattfinden, um die Motivation des neuen Mitarbeiters auf einem hohen Level einzupendeln und ihn bewusst seinen Stärken entsprechend einzusetzen. Wichtig ist zudem die Integration in das Team durch Teambuilding-Maßnahmen sowie eine frühzeitige Konfliktprävention.

Spätestens nach dieser dritten Phase sollte der Mitarbeiter also selbstständig arbeiten können. Er muss sich als vollwertiges Teammitglied fühlen und bestenfalls bereits eigene Verantwortungsbereiche übernehmen. In diesem Fall war das Onboarding erfolgreich und kann all seine Vorteile optimal entfalten.

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