In angemessener Form „Nein“ sagen zu können, ohne sich vor Konsequenzen zu fürchten, wünschen sich viele Arbeitnehmer. Wenn Sie Ihre Aufgaben in Ruhe erledigen wollen, ohne unterbrochen zu werden, hilft nur eins: Werden Sie präzise.

Es fällt nicht leicht, einem Kollegen eine Bitte oder eine Idee auszuschlagen. Doch häufig führen solche kleinen Hilfestellungen zur Unterbrechung der eigenen Arbeit und – schlimmer noch – dazu, dass das eigene Ziel nicht erreicht wird.

Welche Gründe halten Menschen davon ab, konsequenter mit dem „Nein“ zu sein?

Kommen Sie häufig in die Situation, sich ausgenutzt zu fühlen und das Gefühl zu haben, die Balance von Geben und Nehmen stimmt nicht mehr? Sie merken: Andere schaffen es immer wieder, Sie zu etwas zu überreden, was Sie eigentlich gar nicht tun wollen? Und dennoch sagen Sie „Ja“ und platzen innerlich eigentlich vor Wut auf sich selbst? Sie machen sich Vorwürfe, sich nicht durchgesetzt zu haben? Alles gemeinsam führt dazu, dass sie sich unter Druck gesetzt und gestresst fühlen. Wieso haben Sie nicht „Nein“ gesagt? Sie sagen sich, es hätte sowieso nicht funktioniert, da eine einfache Formulierung des „Nein“ nicht ausreicht, um akzeptiert zu werden und schon drehen Sie sich im Kreis.
Diese verschiedenen Aspekte führen dazu, dass zu wenig „Nein“ gesagt wird.

– Sie möchten andere nicht verletzen. Sie befürchten, der Kollege fühlt sich als Mensch abgelehnt und zieht sich zurück.
– Sie empfinden sich selbst als egoistisch. Sie wollen ein zugänglicher Mensch sein, der stets hilfsbereit ist. Eine Ablehnung empfinden Sie als unfair.
– Sie brauchen auch mal die Hilfe von anderen. Deshalb wollen Sie es sich nicht mit anderen verscherzen, sondern stets Möglichkeiten offenhalten.
– Sie fürchten negative Konsequenzen für Ihr berufliches Weiterkommen. Sie denken, ein „Nein“ wirkt wie „Ich schaffe es nicht, weil ich nicht kompetent genug bin“.
– Sie wollen bei allen beliebt sein. Ein „Nein“ könnte Ihrer Beliebtheit schaden.
– Die Kollegen sind sehr nett und schmeicheln Ihnen. Es fällt Ihnen schwer, einem sympathischen Menschen, der so viel von Ihnen hält, vor den Kopf zu stoßen.
– Die Kollegen akzeptieren das „Nein“ nicht und machen Ihnen Vorhaltungen. Sie scheuen diese Konfrontation oder fühlen sich rhetorisch unterlegen.
– Sie halten sich für unersetzbar. Keiner kann es so gut wie Sie. Wenn die Aufgabe dann nicht richtig erledigt ist, fällt es auf Sie zurück.

Wie Sie mit Ihrem „Nein“ souveräner umgehen

Oftmals muss es gar nicht so weit kommen, dass Sie ein klares „Nein“ aussprechen müssen. Klären Sie vorher die gegenseitigen Erwartungen und präzisieren Sie die Aufgabenstellung.
Klären Sie erst die exakten Konditionen:  Nur so erfassen Sie den Gesamtgehalt der Aufgabe und laufen nicht Gefahr, dass diese letztlich umfangreicher ist als gedacht. Wichtig ist es, nachzuhaken: Soll die Aufgabe tatsächlich sofort erledigt werden oder bleibt noch etwas Zeit? Was genau erwartet der Ansprechpartner?
Gehen Sie auf den Kollegen zu und stellen Sie Fragen. Am besten sofort bei der Bitte um Hilfe oder aber auch nachdem Sie sich einen Moment Zeit genommen haben, die Anforderungen durchzulesen, zu erfassen. So wirken Sie kompetent, ruhig und führen das Gespräch auf Augenhöhe – denn Sie sind vorbereitet und nicht überrumpelt. Folgende Fragen können bei der Gesprächsführung behilflich sein:

– „Bis wann brauchen Sie das?“
– „Was genau soll bis wann erledigt werden?“
– „Wofür brauchen Sie das?“ (Vielleicht können Sie ja andere Lösungen anbieten?)
– „Welche Aufgabe kann ich dafür zurückstellen?“

Neben den oben genannten Fragen können Sie einzelne Vorkehrungen für die nächste Situation treffen, indem Sie:

Proaktiv auf Kollegen zugehen: Kündigen Sie an, dass Sie heute an einer wichtigen Aufgabe sitzen und ungestört arbeiten möchten. Bieten Sie für etwaige Fragen ein bestimmtes Zeitfenster an.

Signale vereinbaren: Vereinbaren Sie in Ihrem Team Signale, an denen jeder erkennen kann, ob Sie oder auch andere gerade ansprechbar sind oder ob Sie ungestört Ihre Aufgaben erledigen möchten. Verdeutlichen Sie, wann Sie angesprochen werden möchten, z. B. durch Ihre offene oder geschlossene Tür oder ein Schild auf dem Schreibtisch.

Stimme und Körpersprache beachten: Wenn Sie „Nein“ sagen wollen, sollten Sie darauf achten, dass Sie es mit ruhiger Stimme und aufrechter Körperhaltung tun. Die nonverbalen Signale verraten dem Gegenüber, ob Sie hinter dem stehen, was Sie sagen oder ob Sie unsicher sind.

Sich selbst nicht in Frage stellen: Sie können von anderen keine Akzeptanz erwarten, wenn Sie Ihre Entscheidung selbst nicht akzeptieren. Geben Sie sich also innerlich die Erlaubnis auch mal etwas abzulehnen, was Ihnen nicht guttut. Machen Sie sich klar, dass Sie trotzdem kollegial und hilfsbereit sind, auch wenn Sie nicht immer „Ja“ sagen können. Lehnen Sie eine Aufgabe lieber direkt ab und nicht erst nach halber Strecke, wenn es Ihnen zu viel geworden ist. Viele Menschen tun dies erst, wenn das Fass am überlaufen ist und sind dann zu emotional und können kein klares „Nein“ mehr äußern.

Eine Begründung geben: Geben Sie eine kurze Begründung à la „Nein, weil…“. Erklären Sie aber nicht zu viel, da es sonst wie eine Rechtfertigung wirken kann. Ein „Nein“ wird noch eher akzeptiert, wenn Sie eine Alternative anbieten können, z. B. „Heute schaffe ich es nicht mehr. Sind Sie damit einverstanden, wenn ich die Aufgabe gleich morgen bearbeite?“

Üben Sie im Alltag „Nein“ zu sagen. Beginnen Sie mit Bekannten, weiten Sie dies dann auf Ihren engen Kollegenkreis aus und vielleicht wenden Sie schon bald Ihre neuen Techniken bei Ihren Kollegen an.