Die sinnvolle Planung des Arbeitstages hilft nicht nur, Ihre Effektivität im Job zu steigern, sondern auch, weniger gestresst durchs Leben zu gehen. Auch ein Coach kann dabei wertvolle Ratschläge geben.

Schon zehn Minuten reichen. Zehn Minuten, die Sie täglich zur Planung Ihres Arbeitstages verwenden. Durch optimales Zeitmanagement und effiziente Selbstorganisation kann bei der Erledigung beruflicher Aufgaben enorm viel Zeit gespart werden. Aktuelle Studien zeigen, dass durchschnittlich 80 Prozent der wirklich relevanten Arbeitsergebnisse mit lediglich 20 Prozent der Arbeitsaktivitäten erreicht werden.

Ein besseres Verhältnisses von Zeitaufwand und Nutzen kann deshalb ihre Produktivität schon spürbar steigern. Dazu ist natürlich das kritische Hinterfragen auch vermeintlich noch so notwendiger oder „schon immer so gemachter“ Aktivitäten wichtig. Oft aber steht man seiner eigenen „Ineffektivität“ blind gegenüber.

Ein professioneller Coach kann mit seiner „Außensicht“ dabei helfen, die Schwächen der Selbstorganisation zu entdecken. Er erkennt meistens schnell, wo sich Zeiteinsparpotentiale in seit Jahren eingefahrenen Workflows verstecken und hilft dabei, sich wieder auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu fokussieren. Bei unbekannten Situationen, etwa in einem ersten Führungsjob oder einer neuen zusätzlichen Herausforderung wie durch das erste Kind, kann ein strategisches Coaching dazu beitragen, sich auf die neue Rolle einzustellen. Ohne sich selbst untreu zu werden.

Meist reichen für eine signifikante Verbesserung schon wenige Gespräche mit dem Coach aus, in denen er berufliche und private Grundlagen checkt und aufgrund Ihrer Beschreibungen einen Stufenplan entwickelt, durch den Sie aus dem alten, nervigen Trott herauskommen sollen.

Das Engagement in eigener Sache könnte sich mehrfach lohnen. Denn die Vorteile eines besseren Selbstmanagements liegen auf der Hand: Und das sind, neben einem erfolgreicheren und effizientere Arbeitstag, vor allem auch eine entspanntere Haltung zum Job, auch angesichts schwieriger Aufgaben. Und die ist grundlegend für eine wirkliche Work-Life-Balance, wie sie viele Menschen heute anstreben. Ganz abgesehen davon, dass jede eingesparte Überstunde eine Investition in Familie, Freundschaften und Hobby sein kann.

Ob Führungskraft, Angestellter, Freiberufler oder Start-up-Gründer – hier sind fünf wichtige Tipps für ein besseres Zeitmanagement, die jedem helfen können.

1. Planung

Wie oben bereits erwähnt: Verbringen Sie jeden Morgen zehn Minuten damit, Ihren Tagesablauf zu planen. Seien Sie dabei konsequent in der Einhaltung von festgelegten „richtigen“ Arbeitszeiten – aber nicht zu streng oder überehrgeizig. Ohne genügend Pausen, dem Plausch mit den Kollegen oder den Spaziergang nach dem Mittagessen bekommen Sie auch nicht mehr geschafft. Zumindest auf mittelfristige Sicht gesehen.

2. Prioritäten

Wichtiges von Unwichtigem, Dringendes von weniger Dringlichem trennen zu können, ist die Grundlage jeder guten Selbstorganisation. Tägliche Listen, die man auch während der Arbeit aktualisieren kann, helfen dabei enorm.

3. Kontrolle

Vergeben Sie sich selbst Erfolgspunkte für Ihre nach Punkt 2 eingeteilten Tätigkeiten. Je höher die Punktzahl ist, mit der Sie abends abrechnen können, umso mehr wichtige Sachen haben Sie erledigt. Mit der Zeit werden Sie es lieben, ihre Ergebnisse vom Vortag zu übertreffen. Ein sehr gutes Gefühl.

4. Delegieren

Ebenfalls wichtig ist die (Selbst-) Erkenntnis, nicht alles eigenhändig machen zu müssen. Spannen Sie Kollegen oder Dienstleister in Ihre Arbeitsprozesse ein. Oft ist es eine echte Überraschung, wie viel man abgeben kann, ohne die eigene Karriere zu riskieren. Oder Wahnsinnssummen auszugeben.

5. Flexibilität

Viele Menschen werden hektisch und damit ineffektiv, wenn Ihnen etwas „ins Handwerk pfuscht“, sei es ein überraschender Kundenwunsch oder der wieder einmal ganz spontan entscheidende Chef. Planen Sie deshalb, wenn möglich, für solche „Störungen“ ruhig Extrazeiten in Ihre Arbeitsabläufe ein. Es macht Sie deutlich entspannter, wenn Sie wissen, dass Sie auf alle Unwägbarkeiten eingerichtet sind.

 

Text: Thorben Hansen
Bild: Death to Stockfoto