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So gelingt das tägliche Zeitmanagement: Tipps und Tricks

Zeitmanagement

Ohne ein echtes Zeitmanagement lässt sich der Arbeitsalltag heute kaum noch bewältigen. Vor allem, wenn Beruf und Familie unter einen Hut zu bringen sind. Leiden Sie immer wieder unter Zeitdruck oder kommen Sie regelmäßig zu spät zu wichtigen Terminen? Dann sollten Sie diese Tipps beherzigen.

To-do-Listen und Not-to-do-Listen

Die gute alte To-do-Liste kennen Sie sicher. Hier notieren Sie, welche wichtigen Dinge Sie erledigen müssen. Dies kann sich auf den Arbeitstag und die Aufgaben im Büro beschränken, oder auch private Aufgaben wie Besorgungen, Arzttermine und Verabredungen umfassen. Am besten fügen Sie jedem Punkt feste Zeiten hinzu. Das ist vor allem dann besonders sinnvoll, wenn Sie häufiger Meetings, Kundengespräche und private Termine haben, denn so haben Sie stets die Zeitfenster zwischen diesen Terminen im Blick. Moderne Apps für das Smartphone können außerdem unterstützen: Sie erinnern Sie mit einem Signalton oder durch Vibrieren an bevorstehende Termine.

Weniger bekannt, aber fast noch effektiver ist die Not-To-do-Liste: Hier notieren Sie sämtliche Zeitfresser, mit denen Sie zu viel Zeit vergeuden, zum Beispiel:

  • häufiger am Tag bei Facebook reinschauen
  • häufiger am Tag bei Twitter reinschauen
  • mit Freunden im Whats-App-Gruppenchat plaudern

Hängen Sie sich diese Liste an den Schreibtisch im Büro oder in die Küche. So werden Sie immer daran erinnert.

Die Kanban-Tafel

Die ursprüngliche Kanban-Methode wurde im traditionell arbeitseifrigen Japan zur Beschleunigung der Produktionsprozesse in großen Firmen entwickelt. Eine moderne Kanban-Tafel zum besseren Zeitmanagement kann ein einfaches Whiteboard sein, das Sie in die drei Spalten

  • zu erledigen
  • in Arbeit
  • erledigt

einteilen. Ihre Aufgaben schreiben Sie auf Post-it-Zettel, die zunächst in der „zu erledigen“-Spalte kleben.

Im Laufe der Woche wandern immer mehr Zettel in die „in Arbeit“ und schließlich in die „erledigt“-Spalte. So behalten Sie nicht nur einen guten Überblick über alle Aufgaben, sondern genießen am Ende einer Arbeitswoche den herrlichen Blick auf eine mit Post-it-Zetteln gefüllte „erledigt“-Spalte. Mittlerweile gibt es Kanban-Tafeln auch als praktische Apps, doch das klassische Whiteboard an der Wand ist für die Visualisierung Ihrer Arbeitsaufgaben noch immer die beste Wahl.

Freunden Sie sich mit der Eisenhower-Matrix an

Zu den klassischen Zeitmanagement Tipps gehört die sogenannte Eisenhower-Matrix, die auf den gleichnamigen US-Präsidenten zurückgeführt wird. Diese Matrix besteht aus vier Quadranten mit unterschiedlichen Aufgabentypen:

  • A: dringend und wichtig
  • B: nicht dringend und wichtig
  • C: dringend und nicht wichtig
  • D: nicht dringend und nicht wichtig

Teilen Sie alle Aufgaben in eine der vier Gruppen ein. Alles, was in der Gruppe D endet, wird direkt ans „runde Archiv“ (den Papierkorb) weitergeleitet. Was Sie als dringend, aber nicht wichtig einstufen (C), können Sie an andere delegieren. Was Sie als wichtig, aber nicht dringend einstufen, können Sie für sich selbst terminieren. Nur die Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind (A), sollten Sie möglichst bald selbst erledigen. Die Eisenhower-Matrix ist vor allem dann für Sie geeignet, wenn Sie häufiger das Gefühl haben, unter einem Berg von Arbeit zu versinken und den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr zu sehen. Indem Sie die Aufgaben kategorisieren, trennen Sie das wirklich Wichtige von eigentlich Unwichtigem.

Verbessern Sie Ihr Zeitmanagement mit gezieltem Coaching

Genügen diese einfachen Zeitmanagement-Tipps nicht, um den Dauerstress in den Griff zu bekommen, hilft die professionelle Beratung durch einen Coach. In ganz Deutschland haben sich zahlreiche Berater auf Coaching für ein besseres Zeitmanagement spezialisiert. Ein großer Vorteil ist der persönliche Dialog.

Der Coach wird zunächst herausfinden, warum Ihre Zeitplanung so häufig scheitert und in welche Zeitfallen Sie tappen. Vielleicht leiden Sie unter „Aufschieberitis“ und erledigen alles erst auf den letzten Drücker oder Sie nehmen sich einfach für jeden Tag zu viel vor? Coaches helfen dabei, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen, Prioritäten zu setzen und realisierbare Zeitpläne zu erstellen. Vielfach lernen Arbeitnehmer erst beim Coaching, „Nein zu sagen“, wenn die Kollegen und der Chef mit neuen Aufgaben kommen. Außerdem kennen erfahrene Coaches auch viele nützliche Zeitmanagement-Tipps, mit denen sich der Alltag entspannter gestalten lässt.

 

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Bildnachweis: deathtostockphoto, plainpicture

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