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Agiles Zeitmanagement – Wie Sie Ihre Stunden optimal nutzen

Über den Autor
Kai HessFührungskräfte-Coaching, Verkaufscoaching, Selbst- und ZeitmanagementZum Profil

Peoplemages / Getty Images

Für meinen Geschmack wird heute in vielen Bereichen der Begriff „Agilität“ überstrapaziert. Alles ist irgendwie agil. Von der Führung über Projektmanagement bis zur Teamarbeit.
Ob das dann immer so viel Neues bedeutet, wage ich manchmal zu bezweifeln.

Wo aber Agilität im Sinne von Flexibilität oder Spontanität unbedingt erforderlich ist, ist der Bereich des Zeitmanagements. Wie ich schon oft gedacht und niedergeschrieben habe, wird unsere Arbeit immer weniger strukturiert oder planbar. Wo wir früher unseren Tagesablauf klar durchplanen konnten, herrscht heute ständiger Wechsel hinsichtlich der Aufgaben, Kontakte. Prioritäten verändern sich im Minutentakt, eine Langfristplanung über 2 Stunden hin- aus wird oft schwierig. Wo wir früher mit dem Eisenhower-Prinzip oder der ALPEN-Methode unseren Tages- und Wochenablauf planen konnten, muss heute alles und jeder flexibel sein. Dennoch darf man nichts vergessen, muss man Zusagen einhalten und termingerecht liefern. Viele Menschen leiden unter dieser „Strukturlosigkeit“, unter den ständig wechselnden Anforderungen. Ein neues, agiles Zeitmanagement muss einen großen Spagat machen: Einerseits flexibel und spontan sein, andererseits aber so viel Struktur und Sicherheit geben, dass wir alle unsere Aufgaben und Ziele fristgerecht um- setzen, nichts vergessen, den Über- blick und klaren Kopf bewahren.

Wie kann das gehen?

Für mich muss so ein „agiles Zeitmanagement“ 6 wichtige Kriterien erfüllen.

1. Wir brauchen wenige, aber konsequent eingehaltene, persönliche Fixtermine:

Der wichtigste „Fixtermin“: Unser “MMM”, “Meeting mit mir”.

Sie sollten sich, soweit möglich, darüber hinaus mehrere persönliche Fixtermine über die Woche verteilt setzen, an denen Sie wichtige, aber nicht so dringende Arbeiten erledigen.

Organisieren Sie solche Fixtermine auch mit Ihrem Umfeld. Ihren Mitarbeitern, Kollegen, wichtigen Ansprechpartnern. Die Termine sollten kurz, aber regelmäßig sein. An diesen Terminen werden alle offenen Themen gesammelt besprochen, die in der Zeit zwischen solchen Treffen anfallen und nicht sofort behandelt werde müssen.

2. Notwendig ist eine „flexible to-do-Liste“:

Ohne “to-do-Liste” geht es meiner Ansicht nach nicht. Wie Sie die gestalten, ob handschriftlich, im Handy oder PC, bleibt Ihnen überlassen, aber notwendig ist sie, um nichts zu vergessen und den Überblick über alle wichtigen Aufgaben zu behalten.

Flexibel heißt jetzt für mich, dass auf diese Liste alle Aufgaben gehören, die wichtig, aber nicht so dringend sind und keinen Termin haben.

Auf diese Liste muss ich immer zugreifen können, wenn ich Kapazitäten habe. Sei es Wartezeiten, mein persönlicher Fixtermin oder ein anderer Freiraum. Jedenfalls behalte ich so alle diese Aufgaben im Blick.

3. Sichern Sie immer alle eingehenden Informationen in einem „externen Speicher“:

D.h. für mich, dass wir alle Informationen und Themen, die ständig ungefiltert auf uns einprasseln, irgendwo festhalten, um nichts zu vergessen und zuverlässig zu arbeiten.
Der kurze Zuruf des Kollegen, die schnelle Frage am Telefon, der Vorschlag per WhatsApp oder SMS, die Gedanken, die uns spontan durch den Kopf gehen, wenn wir Autofahren, in einer Besprechung sitzen oder am PC arbeiten.

Nutzen Sie hier ein Notizbuch, die Notizfunktion Ihres Handys oder Post-its: nur sichern Sie die Themen außerhalb Ihres Kopfes.

4. Nehmen Sie sich bewusst Auszeiten:

Immer wichtiger wird eine bewusste und klare Trennung zwischen Arbeit und Privatleben.

Je leichter es wird, gerade diese Schwelle verschwimmen zu lassen und jederzeit und immer erreichbar zu sein, überall unbeschränkt auf Arbeitsinformationen zugreifen zu können (Laptop, Handy), desto schwieriger wird das.

Insoweit ist hier eine bewusste und selbstbestimmte Trennung notwendig.
Der Trend geht dahin.

Ein bemerkenswerten „Feldversuch“ hat hier Google seit 2013 in seiner Niederlassung Dublin gestartet. Unter dem Namen „Dublin goes dark“, soll jeder Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz um 18 Uhr verlassen und am Abend alle seine Arbeitsgeräte (Laptop, Handy) in der Firma abgeben, um so einen Feierabend ohne Arbeit zu gewährleisten.

5. Externe Störungen müssen soweit irgendwie möglich zumindest zeitweise reduziert werden:

Jede Störung, jede Unterbrechung durch Kollegen, Mail oder Telefon, erschwert uns konzentriertes Arbeiten und führt zu zeitlichem Mehraufwand und zu Fehlern.

Schaffen Sie sich störungsfreie Rückzugsmöglichkeiten in der Arbeit ohne Telefon, E-Mail oder Unterbrechungen durch Andere.

Je mehr Sie ungestört und konzentriert arbeiten können, desto besser.

6. Ändern Sie als Basis Ihre eigene Einstellung:

Jeder, der von sich meint, er ist in der Arbeit unersetzlich, der immer und alles unter Kontrolle haben will und der meint, alles selber machen zu müssen, damit es klappt, wird immer mehr den Überblick verlieren und unter Zeitmangel leiden.

Vertrauen in Andere, Delegation, Informationen weitergeben, hilft und schafft Freiräume.

Vielleicht habe ich Sie mit meiner Idee vom „agilen Zeitmanagement“ etwas angesteckt.
Ich weiß, es klingt in der Theorie so einfach, ist aber in der Praxis so schwer.

 

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