Zuweilen müssen Führungskräfte Mitarbeitern in Mitarbeiter- und Feedbackgesprächen auch eine kritische Rückmeldung geben – zum Bespiel über ihre Leistung. Dann ist es wichtig, dass Sie als Führungsraft im Gespräch folgende Feedbackregeln beachten.

1. Sorgen Sie für einen passenden Gesprächsrahmen – also unter anderem an einem Ort, wo sie ungestört sind. Führen Sie das Gespräch unter vier Augen und nicht zwischen Tür und Angel. Vereinbaren Sie mit dem Mitarbeiter einen Termin, so dass auch er sich vorbereiten kann, und nehmen Sie sich ausreichend Zeit für das Gespräch.

2. Sagen Sie dem Mitarbeiter zu Beginn des Gesprächs nochmals, welche Ziele das Gespräch hat: die Arbeit in der Vergangenheit reflektieren, die wechselseitigen Erwartungen klären und die Zusammenarbeit auf ein solideres Fundament stellen.

3. Bringen Sie anschließend nochmals Ihre Wertschätzung für den Mitarbeiter und seine Arbeit soweit möglich zum Ausdruck – selbst wenn Sie persönlich das Gefühl haben: Das habe ich ihm schon 100 Mal gesagt. Loben Sie den Mitarbeiter auch für scheinbare Selbstverständlichkeiten. Denn diese „Selbstverständlichkeiten“ sind nicht so selbstverständlich, wie sie Führungskräften oft erscheinen.

4. Sprechen Sie erst danach die kritischen Verhaltensweisen an. Konzentrieren Sie sich auf die zwei, drei wirklich relevanten Punkte – auch damit beim Mitarbeiter nicht das Gefühl entsteht: „Der hat ja an allem etwas auszusetzen.“

5. Achten Sie darauf, dass Ihre Kritik sachlich fundiert ist. Belegen Sie diese anhand konkreter Beispiele aus dem Arbeitsalltag.

6. Vermeiden Sie pauschalisierende und generalisierende Aussagen wie „Das machen Sie immer so….”. Oder: „Bei Ihnen kann man sich nie darauf verlassen,….“ Denn sie rufen fast automatisch Widerspruch hervor. („Das stimmt nicht! Damals als Sie …, habe ich…“).

7. Sprechen Sie für sich, und holen Sie nicht andere Personen anonym mit ins Boot („Ihre Kollegen sehen das auch so…”). Auch dies provoziert Widerspruch.

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